Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.
Законодательная обязанность
Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) установлена обязанность для предпринимателей-работодателей вести учет начисленных выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, а также исчисленных с них сумм страховых взносов. Это установлено в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона № 212-ФЗ. Целесообразнее всего вести учет в карточках индивидуального учета.
Вместе с тем у многих коммерсантов сразу возникнет вопрос: а что грозит, если пренебречь этой обязанностью? Ответственность за отсутствие индивидуального учета в Законе № 212-ФЗ не предполагается, то есть ни возможных штрафов, ни каких-либо других санкций не предусмотрено. Однако индивидуальную карточку все же стоит вести. Ее наличие сослужит бизнесмену добрую службу. Во-первых, избавит от споров с проверяющими и их претензий, во-вторых, поможет бизнесмену в составлении отчетности во внебюджетные фонды. Ведь отчетность по страховым взносам формируют именно на основании карточек индивидуального учета. Ну и в-третьих, убережет коммерсанта от ошибок в отчетности. Обнаружив ошибку на этапе оформления карточки, коммерсант сможет избежать ошибок в отчетности, которые в некоторых случаях могут дорого стоить. Ведь если ошибки в отчетности привели к занижению сумм страховых взносов, подлежащих уплате в бюджет, предприниматель должен будет представить уточненный расчет, доплатить недостающую сумму взносов и соответствующие ей пени и штраф (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ, ст. 17 Закона № 212-ФЗ).
Общая форма документа
Специально утвержденного бланка карточки учета страховых взносов не существует. В соответствии с этим организация имеет право самостоятельно разработать форму этого документа. Раньше можно было использовать Письмо ПФР и ФСС от 09.12.2014 г. № АД-30-26/16030 и № 17-03-10/08-47380, в котором содержалась рекомендованная форма карточки учета страхвзносов. Такая карточка основывалась на правилах Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ, который на данный момент отменен.
Налоговая инспекция не против, если организации по-прежнему будут использовать данный бланк при учете страховых взносов. Главное — его формат должен быть обновлен в соответствии с правилами и нормами гл. 34 НК РФ. В карточке не должно содержаться ссылок на отмененный закон. Кроме того, ее не нужно закреплять в учетной политике, поскольку она не является обязательным налоговым регистром.
В программах бухгалтерского учета данный регистр имеется, и его можно использовать. Однако нужно в обязательном порядке проверить его соответствие нормам действующего законодательства. При автоматическом формировании карточки нужно ежемесячно проверять, все ли суммы облагаемых доходов и взносы попадают в нее.
Нет необходимости проверять карточки по всем сотрудникам — достаточно проверить несколько из них. Сведения из них нужно сравнить с данными аналитического учета по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и сч. 69 «Расчеты по соцстрахованию и обеспечению».
Электронные карточки учета страхвзносов желательно распечатывать по итогам каждого календарного года и заверять подписью главного бухгалтера. Кроме того, их можно сохранить и на компьютере, но с заверением электронной цифровой подписью.
В карточке учета нужно указывать доходы до обложения НДФЛ, поскольку если уменьшить их на налог, то будет несоответствие между облагаемой базой и рассчитанными взносами.
После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.
Из чего состоит карточка
Карточка учета состоит из трех страниц.
- Карточка учета всех выплат и сумм страхвзносов, начисленных работнику.
- Карточка учета выплат, иных вознаграждений и сумм начисленных страхвзносов лицам, работающим во вредных или опасных условиях труда.
- Карточка учета сумм на обязательное социальное страхование.
Всем страхователям необходимо заполнять страницу 1. А страницы 2 и 3 заполняются при необходимости.
Страхователям при ведении учета страхвзносов необязательно использовать указанную форму карточки. Возможна разработка своего бланка.
Отдельная карточка заводится на каждого работника на календарный год. В карточке суммы отражаются в рублях и копейках помесячно и нарастающим итогом с начала года.
Если страхователем будет разрабатываться своя форма учета, то в ней необходимо отразить следующие сведения:
- наименование, ИНН, КПП организации;
- данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС, гражданство, наличие инвалидности, вид заключенного договора, его реквизиты;
- тарифы, по которым начисляются страхвзносы с выплат этому работнику, а также код тарифов;
- выплаты работнику, в том числе не облагаемые взносами;
- суммы начисленных взносов;
- суммы перечисленных за счет ФСС пособий (выплат).
Если страхователь не ведет учет страхвзносов, ИФНС может привлечь его к ответственности.
Как заполнить карточку
Карточка индивидуального учета открывается на расчетный период (календарный год) и заполняется на каждое физическое лицо — сотрудника организации, работающего по трудовому или гражданско-правовому договору, предметом которого является выполнение работ, оказание услуг.
Сведения, приведенные в названной карточке, используются плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, при заполнении соответствующей отчетности, представляемой в ПФР и ФСС РФ . Таким образом, неверное заполнение индивидуальных карточек повлечет ошибки в расчете по страховым взносам, и уже на этапе камеральной проверки плательщик может быть привлечен к ответственности за нарушения законодательства РФ о страховых взносах.
Форма отчета по страховым взносам в ПФР и ФОМС утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н, а в ФСС РФ — Приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 N 871н.
Если в течение расчетного периода (календарного года) между плательщиком и физическим лицом расторгается действующий, а затем заключается новый трудовой (гражданско-правовой и др.) договор, в целях исчисления облагаемой базы и сумм страховых взносов нарастающим итогом с начала расчетного периода плательщик может вести одну карточку по данному физическому лицу. Дополнительные страницы карточки заполняются в случае использования тарифов, отличных от основного (например, в течение 2010 г. работник получил инвалидность или начал участвовать в деятельности, переведенной на ЕНВД или УСН). При этом производится сквозная нумерация страниц карточки, открытой в отношении работника. Допустим, сотрудник числится в списке под номером 5. С сумм выплат данного работника в течение расчетного периода (года) работодателем для исчисления страховых взносов применялся сначала основной тариф, а затем пониженный, поэтому на этого работника должно быть оформлено две страницы карточки под номерами, например, 5.1 и 5.2.
В правой верхней части карточки указывается код применяемого тарифа (до 2011 г. применяется пять кодов). Для обозначения основного тарифа, указанного в п. 1 ст. 57 Закона N 212-ФЗ, можно использовать код 1, в отношении сельхозтоваропроизводителей, отвечающих критериям, указанным в ст. 346.2 НК РФ, организаций народных художественных промыслов и семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования (пп. 1 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ), — код 2. А для организаций и предпринимателей, поименованных в пп. 2 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ (кроме организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, уплачивающих ЕНВД в отношении выплат и иных вознаграждений, производимых физическим лицам), — код 3. Например, код 3 в карточках следует проставлять плательщикам страховых взносов, производящим выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являющимся инвалидами I, II или III группы (пониженный тариф применяется в отношении указанных выплат и вознаграждений).
Организациям и индивидуальным предпринимателям, уплачивающим ЕСХН (пп. 3 п. 2 ст. 57 Закона N 212-ФЗ), можно использовать код 4. А организациям и индивидуальным предпринимателям, применяющим УСН или уплачивающим ЕНВД, — код 5 (в отношении выплат и иных вознаграждений, производимых физическим лицам).
Санкции за неправильное заполнение
Форма, которая используется многими работодателями, не установлена на законодательном уровне. Поэтому стоит отметить рекомендательный ее характер. При этом вести документ входит в обязанности каждого учреждения и ИП.
В организации сотрудники могут самостоятельно разработать бланк для заполнения. Но нужно ориентироваться на образец, чтобы не пропустить основные важные разделы.
Если в организации не будет заведена карточка учета, а также обнаружатся систематические ошибки в ходе заполнения, которые проверяющий посчитает грубыми, то работодатель может быть привлечен к ответственности.
В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ в таких ситуациях предусматриваются штрафы. Если база для определения размера взносов не была занижена, то выплачивается от 10 000 до 30 000 рублей. Сумма варьируется в зависимости от количества периодов, в которых отмечаются ошибочные сведения.
Более серьезный штраф предусматривается, если произошло снижение базы для расчетов. Работодателю придется заплатить минимум 40 тысяч рублей. В среднем берется ставка 20% от взносов, которые не были уплачены.
Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов
Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.
Предоставление карточки
Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.
Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.
Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.
В карточке, требуемой для учета страховых взносов, необходимо отразить определенные сведения:
- Обязательно прописывается название учреждение, которое является страхователем. Рядом отмечаются его КПП и идентификационный номер налогоплательщика.
- Далее располагаются сведения о лице, подлежащем страхованию. Указываются его фамилия, имя, отчество, гражданство, наличие инвалидности. Подтвердить трудовые отношения можно с помощью наименования и характеристики договора, с отметкой о дате его заключения и регистрационном номере. Также может быть прописана дата, когда лицо стало занимать данную должность. При отсутствии гражданства или принадлежности другому государству отмечается статус работника.
- В графе прописываются суммы, которые были выплачены лицу в качестве дохода. Отдельными строками отражаются средства, из которых будут и не будут отчисляться страховые взносы.
- Отдельно указываются страховые базы, с которых производится перечисление средств в каждый из фондов. Здесь отмечаются суммы, подлежащие переводу в Пенсионный фонд, Фонды социального и обязательного медицинского страхования.
- По каждому виду страхования суммы, которые были начислены, указываются отдельно. При прописывании пенсионных взносов важно отметить те, которые не превышают установленную предельную величину, и значения сверх нормы.
- Рядом отмечаются те средства, которые подлежали выплате работникам. Пособия предусматриваются при наступлении временной нетрудоспособности, беременности, уходу за ребенком. Сюда же относятся выплаты за повреждения, полученные в результате профессиональных болезней и производственных травм. Полностью сведения о выплатах отмечаются на третьей странице.
Важно помнить, что размеры указываются дважды. Одна сумма отмечается за конкретный месяц. Другое число необходимо для определения нарастающего итога.
В карточке могут отмечаться дополнительные взносы.
Они отражаются для:
- членов летных экипажей;
- работников угольной промышленности;
- лиц, трудящихся во вредных и опасных условиях труда.
Эти данные прописывается на второй странице документа.
Как вносить информацию в карточку учета страховых взносов в 2020 г.
В соответствии со ст. 431 НК РФ и ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 7. № 125-ФЗ юридические лица и ИП должны осуществлять учет выплат в пользу сотрудников и взносы на них. Для этого используются специальные карточки учета страховых взносов, заполнять которые нужно по особым правилам.
Взносы вне зависимости от вида страхования рассчитываются отдельно по каждому из сотрудников. В соответствии с этим на каждого работника необходимо завести карточку учета выплат и страхвзносов на ОПС, ОМС и ОСС. Что касается взносов «на травматизм», то они могу учитываться как обособленно по каждому сотруднику, так и в целом по организации. Если используется первый вариант, то подобную информацию можно также включить в карточку учета страхвзносов.
Что это за документ и каково его назначение
Работодатель, принимающий на работу сотрудника, является плательщиком страховых взносов за него. Для того, чтобы правильно определить базу для перечисления и размер самих отчислений, нужно использовать специально разработанный для этих целей документ.
На основании пункта четвертого статьи 431 Налогового кодекса РФ такой бумагой является карточка индивидуального учета страховых отчислений. Ее форма разработана специалистами ПФР и ФСС.
Статья 431. Порядок исчисления и уплаты страховых взносов, уплачиваемых плательщиками, производящими выплаты
В документе отражаются сведения о:
- выплаченных сотруднику средствах;
- размере базы, из которой отчисляются взносы;
- начисленной сумме в каждый фонд;
- расходах, возмещенных Фондом социального страхования.
Информация предоставляется за каждый месяц. При этом сумма увеличивается за счет итогового сложения новых значений.
Заполнение карточки индивидуального учета
Карточка включает в себя 3 страницы. В шапке документа необходимо заполнить:
- реквизиты плательщика (название компании, ИНН, КПП);
- Коды тарифа ОПС, ОМС, ФСС.
- ФИО застрахованного работника, его гражданство, страховой номер, ИНН, является ли работник инвалидом;
- Вид договора (трудовой или ГПД), номер договора, дату заключения.
Далее идет большая таблица, в которой отражены выплаты в пользу работника. Выплаты указываются за каждый месяц и нарастающим итогом с начала года. Выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами, указываются в таблице отдельно. Далее в таблице карточки индивидуального учета страховых взносов необходимо указать базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС. Затем – сколько страховых взносов было начислено по каждому виду страхования. Сведения, указанные в таблице, подтверждает подпись главного бухгалтера.
На странице 2 следует отражать сведения по работникам, которые работают на тяжелых или вредных производствах. Этот раздел также состоит из объемной таблицы, которая делится на несколько частей. Перечислим некоторые из них:
- выплаты работникам по всем видам работ;
- выплаты, произведенные работникам по видам работ, по рабочим местам с классом условий «опасные»;
- выплаты, произведенные по видам работ, по рабочим местам с классом условий «вредные» и т.д.
На странице 3 карточки индивидуального учета необходимо указать выплаты по видам пособий на случай возникновения временной нетрудоспособности в связи с беременностью и материнством, выплаты пособий по страхованию от чрезвычайных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Первая часть раздела посвящена выплатам в связи с беременностью и материнством. Работодателю необходимо заполнить отдельно все виды выплат:
- по временной нетрудоспособности;
- выплаты, произведенные сотрудницам по беременности и родам;
- выплаты сотрудницам, которые встали на учет по беременности на ранних сроках;
- пособие сотрудникам при рождении ребенка и т.д.
Санкции за неправильное заполнение
Форма, которая используется многими работодателями, не установлена на законодательном уровне. Поэтому стоит отметить рекомендательный ее характер. При этом вести документ входит в обязанности каждого учреждения и ИП.
В организации сотрудники могут самостоятельно разработать бланк для заполнения. Но нужно ориентироваться на образец, чтобы не пропустить основные важные разделы.
Если в организации не будет заведена карточка учета, а также обнаружатся систематические ошибки в ходе заполнения, которые проверяющий посчитает грубыми, то работодатель может быть привлечен к ответственности.
В соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ в таких ситуациях предусматриваются штрафы. Если база для определения размера взносов не была занижена, то выплачивается от 10 000 до 30 000 рублей. Сумма варьируется в зависимости от количества периодов, в которых отмечаются ошибочные сведения.
Более серьезный штраф предусматривается, если произошло снижение базы для расчетов. Работодателю придется заплатить минимум 40 тысяч рублей. В среднем берется ставка 20% от взносов, которые не были уплачены.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Для чего требуется карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат
В соответствии с законом 125-ФЗ и ст. 431 НК РФ, работодатели должны вести учет операций по страховым взносам. Особую роль в этом деле играет карточка учета. Данный документ не является обязательным и носит только рекомендательную форму. То есть работодатели вправе применять собственную форму документа. При этом любая форма, которая будет применяться компанией, должна быть утверждена в учетной политике. Вся информация, которая отражается в документе, должна вноситься в соответствии с данными учета по 69 счету.Подобные карточки могут использоваться налоговыми органами. При отсутствии таких карточек будут начислены штрафные санкции в размере 200 рублей за каждый такой отсутствующий документ.
Важно! Каждая организация обязана вести карточки индивидуального учета сумм по начисленным страховым взносам. Эти карточки могут запрашивать налоговые органы и в случае их отсутствия компании будет грозить штраф в размере 200 рублей за каждую отсутствующую карточку.
Карточка учета страховых взносов
- наименование организации-страхователя, ее ИНН и КПП;
- ФИО застрахованного лица, гражданство, наличие инвалидности, вид договора, который с ним заключен, а также его номер и дата заключения (либо дата назначения лица на занимаемую должность), статус лица. Статус указывается, только если лицо является иностранным гражданином либо не имеет гражданства;
- суммы выплат в пользу лица. Причем отдельно показываются выплаты, облагаемые и не облагаемые страховыми взносами;
- базы для начисления взносов отдельно на ОПС, ОМС и ФСС;
- суммы начисленных взносов по каждому виду страхования. При этом пенсионные взносы отражаются отдельно с сумм, не превышающих предельную величину базы, и сумм, превысивших ее;
- расходы на цели обязательного социального страхования – пособия, выплаченные по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также в связи с несчастными случаями на производстве и профзаболеваниями (конечно, если таковые были). Подробно информация о пособиях показываются на стр.3 карточки.
Все страхователи обязаны вести учет начисленных выплат и вознаграждений, а также взносов с них отдельно по каждому физлицу, в чью пользу такие выплаты были сделаны (ч. 6 ст. 15, п. 2 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ). ПФР и ФСС рекомендуют использовать для этого карточку индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов по разработанной ими же форме (Приложение к Письму ПФР № АД-30-26/16030, ФСС РФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014). В карточке отражаются данные за календарный год.
Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов
Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.
Разрабатываем и утверждаем собственную форму
Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:
- данные организации: наименование, ИНН, КПП;
- данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
- сведения о трудовом договоре (номер, дата);
- информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
- тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
- суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
- суммы выплаченных пособий за счет ФСС.
Взяв за основу форму, утвержденную ПФР и ФСС, удалив ненужную и дополнив необходимую информацию, указав необходимые ссылки на статьи НК РФ, мы получили бланк.