Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отличить электронный больничный от бумажного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Преимущества электронного больничного
До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.
Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.
Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.
Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.
С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.
Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.
С электронным больничным ситуация меняется?
Естественно. Давайте рассмотрим функции участников процесса подробнее.
Застрахованное лицо дает медицинскому учреждению добровольное письменное согласие на формирование ЭЛН. Наша единая интегрированная информационная система «Соцстрах» генерирует его номер. Медицинская организация, соответственно, запрашивает у ФСС номер ЭЛН (при этом в ФСС сразу понимают, какая именно организация его запрашивает, что резко сокращает возможности для фальсификации), заполняет ЭЛН и направляет его в ФСС.
ФСС, в свою очередь, обеспечивает прием, обработку и хранение сведений о страховых случаях. Рассчитывает и выплачивает пособия застрахованному (в пилотном проекте «Прямые выплаты», который на сегодняшний день охватывает 33 региона из 85).
Работодатель-страхователь запрашивает у ФСС сведения о периоде нетрудоспособности по номеру ЭЛН , а затем формирует и передает сведения о заработке застрахованного для расчета пособия в ФСС. При этом данные ЭЛН в учетную систему работодателя загружаются автоматически. Затем он рассчитывает и выплачивает пособия (в пилотном проекте «Прямые выплаты» – только первые 3 дня нетрудоспособности). В том же проекте «Прямые выплаты» — формирует и направляет в ФСС реестр для назначения пособия.
А застрахованному лицу остается немногое: сообщить номер оформленного ЭЛН страхователю, оформить заявление на выплату и получить пособие от страхователя и/или ФСС (в зависимости от схемы выплат).
Накладывает ли дополнительные сложности новая система на страхователей?
Для страхователей процедура заполнения больничных однозначно становится проще, экономия времени налицо. Во-первых, страхователю не надо проверять правильность заполнения ЭЛН, во-вторых, данные загружаются автоматически, тем самым исключаются ошибки ручного набора, в-третьих, не надо заботиться о хранении бумажных копий, так как все храниться у оператора ИС ЭЛН ФСС, в-четвертых, упрощается процедура первичной проверки документов, она попросту происходит автоматически.
Для информационного взаимодействия в электронном виде, естественно, нужны средства криптозащиты, которые реализуются с использованием усиленной квалифицированной цифровой подписи, но на текущий момент электронное взаимодействие работает со многими федеральными органами и финансовыми институтами с использованием ЭП. В электронном взаимодействии по ЭЛН можно использовать уже выданные ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, в этом плане наш сервис полностью унифицирован.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Как работает система электронных больничных листов
Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.
Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.
База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:
- ФИО, место и год рождения;
- занятость;
- группа крови и резус-фактор;
- врожденные и хронические заболевания;
- сведения об аллергических реакциях.
Что такое электронный больничный лист
Перевод оформления и оплаты больничных листов в «цифру» начался в 2017 году. По желанию пациентов они могли получить электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) взамен бумажного. С 1 января 2022-го цифровые документы оформлять стало обязательно.
ЭЛН представляет собой цифровой код, подписанный квалифицированной электронной подписью врача и медицинской организации, в которой человек получал больничный. Врачи будут загружать документы в систему Фонда социального страхования, который уведомит работодателя об открытии, продлении и закрытии больничного листа.
Выплаты по временной нетрудоспособности будут рассчитываться и начисляться автоматически. Это также касается декретных выплат и единовременного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Если раньше надо было писать заявление, то теперь женщине достаточно открыть больничный по беременности и родам — фонд перечислит деньги сам.
Как пользоваться новым видом больничного
В оформлении и оплате электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) задействованы три инстанции:
- Лечебное учреждение.
- Работодатель.
- ФСС.
Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:
- Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
- Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
- Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
- Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
- Сообщить сотрудникам о нововведении.
Безусловно, ЭЛН гораздо удобнее бумажного аналога, подделка такого документа практически исключена, поэтому риск необоснованных выплат минимизирован. Кроме того, упрощается документооборот, снижается нагрузка на кадровиков и бухгалтеров. Тем не менее выбор формата остается за пациентом, который самостоятельно изъявляет желание получить ЭЛН в письменном виде.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены особенности оплаты больничных в период пандемии коронавирусной инфекции COVID-19 (вирус SARS-CoV-2). Используйте эти инструкции бесплатно.
Когда подготовительные мероприятия завершены, разбираемся, как работает электронный больничный лист на практике:
- Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
- Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
- Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
- Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
- После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
- ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.
ВАЖНО!
Искать ЭЛН сотрудника в ЕИИС «Соцстрах» можно не только по уникальному номеру, но и по СНИЛС.
ЭЛН содержит все те же графы, что и бумажный бланк:
- средний заработок для начисления пособия;
- страховой стаж;
- итого к начислению;
- дата начала работы.
Несмотря на внешнее сходство, чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.
Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.
Электронный документ формируется в случае, если гражданин утратил работоспособность и обратился в лечебное учреждение в связи с болезнью либо травмой. Также бланк оформляется для женщин, родивших ребенка и ушедших в отпуск либо на больничный для ухода за ним.
Введение онлайн-методики взаимодействия между работодателями и медучреждениями объясняется следующими факторами:
- Цифровой бланк надежно защищен от подделок в системе соцстраха, что позволит работодателям оградиться от оплаты поддельных больничных листков. Документ на бумажном носителе можно приобрести практически везде. Электронную версию документа невозможно подделать.
- При заполнении больничного на бумажном носителе врачу следовало быть внимательным и аккуратным, чтобы не допустить ошибки. Если рука врача дрогнет, то бланк признается недействительным. Кроме того, для внесения информации используются не всякие чернила. В случае обнаружения неточностей на электронной версии бланка их легко исправить.
- Онлайн-бланк сохраняется в личном кабинете ФСС неопределенный период времени. Бухгалтерам не стоит переживать об утрате бланка. Информацию о нем можно посмотреть в личном кабинете.
Что делать с электронным больничным листом работодателю
После внесения необходимой информации ответственный сотрудник нажатием соответствующей клавиши должен выгрузить бланк территориальному отделению Фонда социального страхования. Специалисты ФСС проверяют корректность заполнения документации и начисляют пособие.
Дополнительная информация! Порядок оплаты зависит от субъекта проживания. В некоторых субъектах страны, участвующих в пилотном проекте, соцстрах перечисляет сумму непосредственно работнику. В других регионах выплаты направляются работодателю для дальнейшей выдачи сотруднику.
При использовании зачетной методики работодатель обязан оплатить заболевшему сотруднику необходимую сумму совместно с первым заработком после выздоровления. ФСС проведет компенсацию потраченных работодателем средств за счет уменьшения страховых взносов. Также можно подать заявку на возмещение затрат.
Система прямых выплат потребует от бухгалтера лишь заполнения необходимых разделов электронной документации и отправки ее в ФСС. Обязанность оплаты лежит на соцстрахе. Через несколько дней трудящийся получит пособие.
Порядок выдачи электронного листка нетрудоспособности
Статья акутальна на: Март 2020 г.
Лист о нетрудоспособности или больничный лист является важным обоснованием пропуска рабочих дней. Благодаря такому листу работодатель выплачивает пособие, чтобы возместить затраты на лечение.
С июля 2017 года в силу вступил закон об электронных больничных листах. Целью закона служит объединение всех листков о нетрудоспособности в единую базу, чтобы избавиться от лишней волокиты с бумажными носителями, а также чтобы избежать подделки бумажных носителей.
В статье постараемся ответить на вопросы — как открыть и выписать ЭЛН, как получить электронную подпись, и где можно отследить информацию об электронном листе нетрудоспособности.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Работодатель вправе потребовать от медицинского учреждения замены электронного больничного на бумажный
Фонд социального страхования в письме от 11.08.2017 года №02-09-11/22-05-13462 напомнил, что в соответствии с Федеральным законом от 1 мая 2017 года №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», электронный листок нетрудоспособности с 1 июля 2017 года имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности на бумажном носителе.
Также, в соответствии с частью 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.
2006 года №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком осуществляется работодателем застрахованного лица независимо от формы листка нетрудоспособности, предъявленного застрахованным лицом для оплаты.
Право выбора формы листка нетрудоспособности остается за застрахованным лицом.
По его желанию может быть выдан как листок нетрудоспособности, так и с письменного добровольного согласия сформирован и размещен в Федеральной государственной информационной системе «Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» Фонда социального страхования Российской Федерации электронный листок нетрудоспособности.
Фонд социального страхования также напомнил, что законом №86-ФЗ обязанность работодателя участвовать в формировании электронного листка нетрудоспособности не установлена, однако информационное взаимодействие всех участников формирования электронного листка на сегодняшний день обусловлено развитием социальной сферы и совершенствованием системы обеспечения прав граждан Российской Федерации на получение страховых выплат своевременно и в полном объеме, и является перспективным направлением модернизации как системы обязательного социального страхования, так и развитием информационных технологий в Российской Федерации.
В случае технической неготовности работодателя по формированию электронного листка нетрудоспособности медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности в бумажном виде.
При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается о прекращении действия электронного листка нетрудоспособности.
Работодатель предоставляет сведения по страховому случаю в Фонд социального страхования Российской Федерации в целях формирования электронного листка нетрудоспособности, в том числе сведения по расчету пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Использование Личного кабинета страхователя не обязательно и является одним из доступных страхователю инструментов реализации функций, в том числе, по формированию электронного листка нетрудоспособности.
Информационное взаимодействие страхователя и страховщика и направление страхователем сведений в информационную систему Фонда осуществляется с использованием шифрования и подтверждения сведений усиленной квалифицированной электронной подписью участника информационного взаимодействия.
Ссылка для скачивания документа.
Чтобы выдать электронный листок нетрудоспособности, нужно проделать ряд действий. Работнику полезно знать алгоритм оформления такого больничного.
Сначала через единую интегрированную информационную систему (ЕИИС) фонда социального страхования (ФСС) направляется запрос по поводу номера листка. Затем создается электронный документ. В бланк больничного вносятся первоначальные сведения. Далее документ закрывается и направляется по линии ФСС.
Благодаря идентификационному номеру листка о временной нетрудоспособности можно просматривать все вносимые в него изменения. Также легко контролировать начисления.
Главное правило выдачи электронного больничного: медицинское учреждение должно иметь возможность оформить такой документ, а работодатель – принять его. Нововведение доступно лишь в тех организациях, которые активно используют электронный документооборот.
Принцип работы электронного больничного
При первом посещении пациента в медучреждение информация о нем вносится виртуально в электронную базу данных или электронную медкарту, поэтому в дальнейшем доктору не приходится повторно ее записывать – достаточно открыть виртуальный кабинет, найти электронный лист пациента и выбрать работу с ним. При закрытии же карты нужно только поставить галочку согласно инструкции и закрепить данные цифровой подписью.
Сам алгоритм работы с виртуальной картой выглядит следующим образом:
- Пациент приходит к доктору в поликлинику или больницу.
- Доктор открывает бланк и заполняет все его поля.
- Доктор отправляет заполненный лист в ФСС по централизованной системе.
- Пациент проходит курс лечения и вновь приходит к доктору.
- Доктор закрывает карту, поставив электронную роспись.
- Фонд выписывает пособие при отметках в больничном о нарушениях.
На данный момент официальная бумага обрабатывается около 10 дней. На рабочем месте могут получить доступ к карте только после того, как будут проставлены цифровые подписи.
Электронный больничный в связи с карантином и режимом самоизоляции по COVID-19
С 20 марта по 01 июля 2020 года электронные больничные оформляют в случае ухода на карантин, чтобы не допустить распространения коронавируса. Временные правила оформления документов регламентирует Постановление Правительства РФ от 18.03.2020 № 294.
В постановлении заявлено, что лицо, вернувшееся из страны, где зафиксированы случаи заражения COVID-19, обязано добровольно уйти на карантин. То же самое следует сделать гражданам, совместно проживающим с таким человеком, если они относятся к застрахованным лицам, т.е. за них страховые взносы в ФСС уплачивает работодатель.
Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности, гражданин заходит в личный кабинет на сайте ФСС, оставляет о себе данные и передает документы, подтверждающие возвращение из зараженного государства. Больничный открывается автоматически на 14 дней.
Помимо карантина для вернувшихся из-за границы, правительство предложило оформлять больничные листы работающим гражданам старше 65 лет. В Постановлении Правительства от 01.04.2020 №402 чиновники предусмотрели следующий алгоритм открытия документа о нетрудоспособности:
- Работодатель подает сведения о работниках старше 65 лет, которые соблюдают режим самоизоляции (не переведены на дистанционный труд, не отправлены в оплачиваемый отпуск), в ФСС через личный кабинет.
- Человеку автоматически открывают лист нетрудоспособности на период с 6 по 19 апреля.
- Оплата за счет ФСС производится частями (за первые 7 дней — в ближайшую неделю, за вторые — не позже 21 апреля) на карточку работника.
ЭЛН законодательно укрепился в нашей стране после редакции статьи 13 ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случаи временной нетрудоспособности и в связи с материнством» – изменения закреплены 1 мая 2017г. №86-ФЗ. Указанный ФЗ так же затронул ст. 78 и 59 закона об основах охраны здоровья граждан РФ (№323-ФЗ от 21 ноября 2011г.). Вследствие принятых изменений постановлено с 01.07.2017 года ввести в оборот электронный листок нетрудоспособности и придать ЭЛН законность наравне с документом на бумаге.
Листки нетрудоспособности в цифровом виде так же подчиняются Приказу Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011г. № 624н. Порядок оформления течения нетрудоспособности, периоды лечения и перенаправления на врачебную комиссию и оплату – подпадает под регламентацию Приказа.
Создание инфосистемы «Соцстрах» стало следствием принятия Постановления Правительства РФ №1567 от 16 декабря 2017г. Закон устанавливает нормы взаимодействия работодателей, пациентов, медучреждений и федеральных государственных учреждений МСЭ и врачебных комиссий по поводу обработки больничного листа в электронном формате. Помимо ЭЛН, система «Соцстрах» располагает немалым количеством бланков документов и инструкций по заполнению, касающихся финансовой отчетности (форма 4-ФСС), заявление на скидки к страховому тарифу, документы на расследование несчастных случаев и др.
При подключении к электронному документообороту, страхователь попадает под действие законов о персональных данных №152-ФЗ, об информационных технологиях и защите информации №149-ФЗ – оба закона от 27 июля 2006г. Так же становится актуальным закон об электронной подписи №63-ФЗ от 06.04.2011г.
Особенности и преимущества документа
Основная информация в электронном бланке заполняется медучреждением — вносятся данные пациента и особенности заболевания, проставляются электронные подписи клиники и врача. Готовый бланк отправляется в ЕИИС «Соцстрах». Туда же направляется реестр по оплате пособия, заполненный с помощью специального приложения страхователем. С учетом данных по страховым случаям и производится расчет выплат, положенных временно нетрудоспособным, беременным и родившим.
Весь процесс происходит в электронном виде, сотруднику не нужно самостоятельно предоставлять больничный работодателю. Таким образом, перевод больничного листа в Э-форму позволяет сократить объем бумажной работы, число ошибок в документе сокращается, а также исключается возможность утери больничного. Выделяют и такие преимущества документа Э-образца:
- Сокращение времени на заполнение бланка ввиду необходимости ввести данные только один раз;
- Сведение к минимуму риска подделывания из-за трудоемкости работы и необходимости обладать техническими навыками;
- Повышение точности расчетов выплат, возможность проверить вычисления и исправить их;
- Упразднение необходимости в многочисленных проверках страховщиком.
Бумажный листок нетрудоспособности заполняется вручную, но почерк врачей не всегда понятен. На его расшифровку может уйти много времени. В случае с электронным бланком эта проблема автоматически отпадает. Вся информация в него заносится с помощью клавиатуры печатными буквами. Обмен информацией происходит через специальное приложение. Доступ к данным имеют только человек, на которого оформлен больничный, медицинский работник и работодатель или ответственное лицо (бухгалтер, сотрудник отдела кадров). Таким образом обеспечивается полная конфиденциальность.