Как наладить и вести кадровый учет в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как наладить и вести кадровый учет в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документы кадрового учета

В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.

В состав обязательной документации по сотруднику входят:

• приказ о приеме на работу по формеТ-1

• трудовой договор по формеТД-1

• трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)

• табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13

• личная карточка сотрудника по формеТ-2

• штатное расписание по форме Т-3

• перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)

• приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6

• график отпусков по формеТ-7

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• личные карточки сотрудников;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.

Документ	Нормативная база
Штатное расписание	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкции	ЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа	Раздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудников	Раздел 6 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы	Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей	Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор	Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день	ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством	ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности	ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайне	Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)	ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

• Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль.
• Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет.

Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего формы № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Рассмотрим некоторые особенности заполнения этой формы.

Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– другие сведения о работнике.

Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Укажем некоторые особенности заполнения данной формы по сравнению с формой № Т-2.

В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412.

В п. 8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)).

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
2. Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
4. Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
5. Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
6. Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
7. Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
9. Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Без этого невозможно построить кадровый учет:

1. Изучение основ кадрового делопроизводства
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.

2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.

3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.

4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.

5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.

6. Формирование набора бланков
Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.

7. Ведение журналов регистрации
Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.

8. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками
Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.

9. Ведение личных карточек всех сотрудников
Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю.

10. Организация воинского учета
Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в личные карточки персонала.

11. Обеспечение условий хранения для документов
Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе.

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция КДП – что это? Фактически это подробное руководство по организации отдела или службы кадров и ведению дел в них. Руководитель организации назначает лицо, ответственное за разработку этого документа. Как правило, этим занимается начальник отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Также инструкцию по КДП может составить и сам руководитель организации (такое зачастую практикуется в небольших компаниях). Когда инструкция готова, ее необходимо утвердить приказом директора или управляющего, а также заверить подписями всех заинтересованных должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личную подпись.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

• перечень обязательных кадровых документов организации;
• порядок подготовки документов, которые регулируют трудовые взаимоотношения;
• правила оформления кадровой документации;
• порядок документооборота в кадровой службе;
• контроль выполнения документов;
• порядок передачи дел из ОК в архив.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:

• Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
• Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.

Новые требования к кадровому делопроизводству в 2021 году

На 2021 год запланированы изменения в области требований к кадровому учету. Некоторые поправки уже вступили в силу с 01.01.2021, а некоторые только планируют ввести. Изменения коснулись:

• Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
• Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.

Кадровое делопроизводство представляет определённую сложность даже в организациях с маленьким штатом работников, а в крупных компаниях кадровый учет требует повышенного внимания.
Что представляет собой кадровый учет? Это работа кадровой службы организации по упорядочению и систематизации документов, связанных с оформлением трудовых отношений, заполнению бланков строгой отчетности, предусмотренных законодательством.

Кадровый учет можно начинать вести с нуля в случае создания новой организации. В компаниях, существующих на протяжении десятилетий, архив кадровой службы может сравниться с объемом финансовой и бухгалтерской документации.

С чего начинать кадровый учет? На какие нюансы стоит обратить внимание в первую очередь?

Похожие записи:

• ЗАМЕНА ВОДИТЕЛЬСКИХ ПРАВ ПРИ СМЕНЕ ФАМИЛИИ
• Пленум ВС утвердил правила обжалования по гражданским делам
• Клевета в интернете: алгоритм юридического решения вопроса (но без суда)