Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчет кассира в 2023 году для ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассир формирует отчет об открытии смены на онлайн-кассе до первого расчета. Причем необязательно утром. Если пересменка происходит в середине дня, можно снимать отчет после обеда и даже ближе к вечеру. Это первый документ, с которого начинается смена кассира. Реквизиты, которые содержит отчет, утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (далее — Приказ). Данные отражены в таблицах №№ 18, 56, 94 — в зависимости от используемого ФФД.
Отчет об открытии смены на онлайн-кассе
Обратите внимание! Если предыдущая смена открыта, отчет распечатать не получится.
Кассовый отчет о закрытии ФН
Фискальный накопитель (ФН) устанавливается в специальный отсек в корпусе онлайн-кассы и предназначен для шифрования, защиты и хранения данных. Имеет ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев). По завершении периода действия требует замены. Кассир должен закрыть архив использованного накопителя, сформировав соответствующий отчет, установить новый чип и перерегистрировать кассу в налоговой (в связи с заменой ФН).
Отчет о закрытии архива фискального накопителя также понадобится, если предприниматель снимает ККТ с учета, заканчивается ресурс памяти накопителя (даже если срок действия не завершен) и по другим причинам. Реквизиты документа указаны в табл. №№ 31, 69, 124 Приказа. Перед его формированием нужно убедиться в отсутствии непереданных данных (снять отчет о текущем состоянии расчетов).
Формирование X-отчета
X-отчет предназначен для отражения данных по продажам. Документ учитывает размер трансакций за одну смену. С его помощью предприятия отслеживают выручку. Федеральный закон не регламентирует сроки и периодичность снятия показателей. Кассиры и управляющий персонал имеют доступ к просмотру документа неограниченное количество раз.
Фискальные службы не контролируют оформление документа, подотчет по сути является проверочной ведомостью. С ее помощью можно убедиться в достоверности выведения времени, даты и основных реквизитов субъекта хозяйственной деятельности.
Своевременное выявление ошибок способствует устранению нарушений. Таким образом, предприятие сможет избежать начисления штрафных санкций. Но отчет не представляет собой документ, подтверждающий закрытие смены. Поэтому гашение выручки не производится.
Периодичность и особенности выборки отчета определяются внутренней политикой компании. Данные о количестве сбора данных, проведенных за одну смену, не фиксируются. Не сохраняется и сформированный документ. Информация не отражается в кассовых документах.
С помощью отчета можно получить следующие сведения:
- время и дату, установленную на контрольно-кассовой технике;
- размер наличных средств в кассе за заданный период;
- общую сумму продаж;
- размер выручки за смену;
- данные в разрезе видов трансакций, включая оплату безналичными и наличными средствами;
- количество выданных чеков;
- информацию о возвратах, отражаются суммарные и количественные показатели.
Сведения доступны только за текущую смену. Сформировать справку за предыдущий период не представляется возможным. Помимо корректности внесения данных, с помощью отчета также можно выполнить и другие операции, к примеру, проводить аналитику оборота продукции СХД. Выручка может быть исследована укрупненно или по каждой позиции.
С помощью документа могут быть сформированы несколько разновидностей отчетов:
- сводная таблица показателей по каждому кассиру, доступна информация о количестве покупателей, анализируется выручка;
- возможна конкретизация в разрезе отделов;
- информация, отражающая остатки товаров;
- сведения по остатку денег в кассе или количеству чеков за одну смену.
Информация из отчетов также пригодится в следующих случаях:
- для проведения проверки закрытия предыдущей смены;
- для анализа информации управляющим персоналом;
- для печати документов при отключении электроэнергии или сбоев в сети, таким образом, можно проверить факт проведения и передачи чека.
Документальное подтверждение закрытия смены
Отчет о завершении смены – один из обязательных фискальных документов. Формируется с помощью ФН ККТ. Включает сведения о расчетах, в том числе электронные и наличные средства, в течение рабочей смены. С его помощью осуществляется учет выручки, полученной посредством ККТ.
Отчет, обнуляющий операционные и денежные регистры, печатать не нужно. Документ хранится в памяти фискального устройства контрольно-кассовой техники.
До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности выводили на кассовых устройствах с ЭКЛЗ Z-отчет. Документ печатали во время закрытия смены и сдачи выручки уполномоченному сотруднику. После инкассирования все параметры по кассе обнулялись.
В журнал кассира-операциониста вносились следующие данные:
- нумерация;
- дата документа;
- сумма денег в кассе на начало, конец смены;
- оформленные возвраты;
- оплата по денежному переводу;
- итоговый размер выручки.
Кто ведет кассовую книгу
Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Общие правила заполнения
Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:
Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.
Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.
При выдаче средств выписывается РКО и составляется расчетно-платежная или просто платежная (например, для выдачи заработной платы) ведомость. Средства выдаются кассиром строго в соответствии с РКО, и только лицу, которому они предназначены (для чего кассир должен проверить документы, удостоверяющие личность), кассир обязан пересчитать наличные в присутствии того лица, которому их выдает.
Также кассир ведет кассовую книгу – документ, в котором учитывается любое перемещение средств по кассе. Книга заводится сроком на один год. Бумажный экземпляр документа прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью предприятия (если таковая имеется).
Книга, которая ведется в электронном виде, распечатывается ежедневно, а к концу года также нумеруется и прошнуровывается.
Кассир заполняет книгу ежедневно в двух экземплярах (записи можно делать под копировальную бумагу), второй экземпляр является отчетом кассира – его извлекают из книги и передают в бухгалтерию.
В книге кассир указывает выданные и поступившие средства и выводит остаток на каждый рабочий день.
Если в какой-то из дней не было совершено ни одной кассовой операции, кассир все равно выводит остаток (за него принимается остаток предыдущего рабочего дня) и передает отчет в бухгалтерию.
Если снимать Z-отчет в другой день
На самом деле, ситуация, когда Z-отчет снимают не в конце дня, а в начале следующего, является довольно распространенной. Можно так делать или это запрещается? Придерживаться такой практики нельзя, так как проверяющие органы воспримут подобные действия как нарушение ведения кассовых операций. Конечно, если это произошло единожды, то ничего критического не случится. В конце концов, это случай можно объяснить техническими неполадками или проблемами с электричеством – кассовый аппарат все-таки является техникой. Но, когда вы постоянно снимаете Z-отчет не день в день, а на следующее утро, вопросов и санкций вам не избежать.
Снимать Z-отчет надо в конце дня. Постоянное нарушение этого требования может привести к тому, что налоговая посчитает, что вы несвоевременно оприходуете выручку: должны были вчера, а операция проведена только сегодня. Если вы будете выполнять требование о снятии Z-отчета, то оприходование денег в кассу можно спокойно оформлять утром следующего дня, так как и в ПКО, и в кассовой книге вы сможете поставить вчерашнюю дату – дату Z-отчета. В данном случае нарушений никаких не будет.
Кстати, тут есть еще один момент, связанный с кассовым методом учета доходов при упрощенке. Почему соблюдение требования снятия Z-отчета в конце дня важно? Выручка на упрощенке показывается в КУДИР в день ее получения, то есть когда покупатель непосредственно заплатил вам деньги. Представим ситуацию: покупатель совершил покупку сегодня, а Z-отчет вы снимете только завтра. Выручку вы должны отразить в КУДИР сегодняшним днем на основании завтрашнего Z-отчета, в котором указаны сегодняшние (а завтра они уже станут вчерашними) чеки. Все несоответствия удалит своевременное выбивание Z-отчета в конце дня.
Регистрация контрольно-кассовой машины
Вначале мы упоминали о том, что бизнесмены обязаны заменить устаревшие кассовые аппараты на устройства нового поколения. Каждая ККМ требует отдельной регистрации в инспекции федеральной налоговой службы.
Если Вы все еще не зарегистрировали аппарат, ни в коем случае не начинайте работу, потому что это грозит оплатой штрафов в приличном размере. Как только данный процесс завершится и ККМ будет официально зарегистрирована, у вас появится документ, подтверждающий данное действие – отчет о регистрации. В нём можно найти информацию о самом аппарате; узнать о том, где и когда он был зарегистрирован и даже данные о владельце фискальной информации.
Как только вы получите регистрационный номер, нужно незамедлительно подать отчет в ФНС, чтобы начать работать с ККМ. Данный процесс можно совершить при помощи личного кабинета, зарегистрировавшись на официальном сайте оператора фискальных данных.
Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё
Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.
Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.
Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.
Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.
Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.
Новые квартальные формы с отчета за I квартал 2023 года.
Также, этим же приказом Росстата вводится новые квартальные формы с отчета за 1 квартал 2023 года:
- № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
- № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала»;
- № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
- № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
- № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
- № П-4(НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Распространенные ошибки при заполнении
Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.
Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.
Лимит остатка по кассе в 2021 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным , и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
Журнал кассира операциониста: образец заполнения
В документе необходимо указать следующие сведения:
- Остаток на начало рабочего дня. Эта сумма должна быть равной сумме, указанной на предыдущей странице как остаток на конец дня.
- В специальной графе заполняется реквизит для каждого кассового документа в порядке поступления денежных средств по ним.
- Далее, заполняются данные лиц, которые предъявили кассовый документ или кому он был выдан.
- Если это поступление, то заполняется графа «приход» на соответствующую сумму, а если выдача денег из кассы, то соответствующая сумма указывается в графе «расход». Заполнение при возврате средств заполняется как приход или, как пример с возвратом, исключается соответствующая запись путем исправления.
- Если в течение рабочего дня имел место перерыв, то необходимо посчитать общую сумму и заполнить ее в графе «перенос».
- Далее, выносится итоговая сумма за день.
- В конце указывается остаток суммы по итогам дня, с учетом вчерашнего остатка, сегодняшних поступлений и расходов.
Та сумма, которая указывается в качестве остатка, должна иметься в кассе. Если выявлены расхождения, то может быть ошибка или кто-то взял из кассы деньги без оформления кассового документа. Когда осуществляется закрытие ИП, то журнал кассира операциониста при снятии с учета сдается в налоговую службу.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Форма КМ-6 – это унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году.
Следует отметить несколько нюансов, связанных с заполнением формы. Так:
- при заполнении формы недопустимы ошибки. Ошибка или любое отклонение от формы может повлечь за собой наложение штрафа;
- форма КМ-6 заполняется ежедневно, либо раз в сутки по окончании рабочего дня, либо после окончания каждой смены (если работа осуществляется посменно);
- отчет сдается одновременно со сдачей денег либо старшему кассиру (руководителю), либо инкассатору;
- столбик № 4 формы отчета заполняется в случае, если применяется устаревшая кассовая техника. В противном случае столбик остается пустым.