Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку после увольнения
Увольнение состоялось, но работодатель/кадровик не вернул документы в последний рабочий день? Это грубейшее нарушение. Санкций не последует, только если работник сам отказался забрать трудовую книжку по личным причинам. Во всех остальных случаях сотрудник может не только пожаловаться на нарушителя, но и получить определенную компенсацию.
Сначала попробуйте договориться. Возможно, в период вашего увольнения руководитель не присутствовал на работе (был на больничном, в командировке или отпуске) и не мог подписать документы. Это — уважительная причина, поэтому жалоба в вышестоящие инспекции просто нецелесообразна. Получите бланк, как только руководитель вернется на рабочее место. Более того, добросовестный управленец сам предложит компенсацию или же попросит сдвинуть дату освобождения от занимаемой должности. В таком случае в приказ и записи вносятся исправления, а сотрудник получает перерасчет увольнительной компенсации.
Если у вашего работодателя какая-то принципиальная позиция (нежелание отпускать вас с работы или личный конфликт) и он не готов решать вопрос мирным путем, то готовьте официальную жалобу. Вот куда можно обратиться:
- в региональную трудовую инспекцию — результатом будет проверка организации и выдача документов (бесплатно);
- в прокуратуру — жалоба подается по факту противозаконных действий работодателя (бесплатно);
- в суд — составляйте и направляйте иск о незаконном удержании ваших персональных бланков (платите госпошлину).
Суд — это всегда самый действенный способ. Более того, по решению судьи вы можете взыскать и материальный ущерб. Без документов у вас не получится устроиться на новую работу, а значит, вы теряете доход за несколько месяцев — разбирательство займет минимум пару месяцев.
Как только закончится суд, у вас на руках будет решение о возврате документов. Работодатель обязан незамедлительно выдать трудовую книжку и компенсировать все издержки (моральные, материальные, юридические) по решению судебного органа. Если вы не можете получить документы лично, их можно отправить по почте на указанный адрес (но только с вашего согласия) или передать вашему официальному доверенному лицу.
Как получить “трудовую” работнику
Согласно нормам трудового законодательства, “книжка” выдается обратно сотруднику, исключительно, в случае его увольнения. Однако, иногда возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить в определенные организации информацию, содержащуюся в “трудовой”. Например, в иностранное посольство. По его требованию наниматель обязан предоставить так называемые “заверенные выписки”.
Стоит отметить, что при потере “книжки”, у сотрудника есть возможность обратиться к своему последнему работодателю. Спустя пятнадцать дней с момента обращения, наниматель отдает сотруднику дубликат или вкладыш, установленного образца.
Когда можно забирать трудовую книжку
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.
При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.
Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:
- Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
- Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
- Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.
Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.
Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.
Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).
Доверенность или расписка?
Часто возникают споры: отдадут ли трудовую, если доверенность не будет заверена нотариусом, а также на тему – отдадут ли трудовую книжку по расписке. Однозначно ответить на этот вопрос сложно, здесь все зависит от позиции работодателя. Так как данная процедура не описана ТК. При этом, если персональный документ будет передан третьим лицам или утерян, а возможно использован в корыстных целях – работодателя могут сильно наказать и наложить штрафы.
В некоторых случаях работодатель может пойти на уступки своему бывшему сотруднику, и если связаться с кадровиками заранее и объяснить, что вы не можете прибыть для получения документа и просите своего знакомого. Проконсультируйтесь, хватит ли для получения документа расписки, написанной вашей рукой или же нужно оформить доверенность на получение документов данному лицу.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Составление акта об отказе
Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения в день ухода с занимаемой должности, необходимо составить акт об отказе от получения документа в указанный срок.
Это необходимо для исключения судебных разбирательств, которые бывший подчиненный может инициировать по разным причинам (даже из-за личной обиды на работодателя!). Акт оформляют строго по форме, в соответствии с общеустановленными требованиями.
- лица, составлявшего акт;
- свидетелей, которые присутствовали при составлении документа;
- сотрудника, не получившего трудовую книжку.
Помимо этого в акте также указывают дату и время составления документа. Полные примеры актов об отказе от получения трудовой книжки сотрудников можно найти в Сети.
При необходимости можно воспользоваться консультацией юристов.
Можно ли отказаться от бумажного варианта и надо ли это делать?
В настоящее время работники имеют право выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой. Тут есть свои нюансы, которые следует учитывать.
Отказаться после увольнения от документа, сформированного в бумажном варианте, возможно. Однако делать это следует с учетом следующих правил:
- Отказ нужно направить до конца 2021 года.
- Бумажный документ в любом случае нужно забрать у работодателя. Дело в том, что в электронной трудовой будут отражены сведения только начиная с 2021 года. При этом вся информация о прошлых периодах будет содержаться в выданной ранее трудовой. Если при назначении пенсии или расчете трудового стажа понадобится подтвердить какие-то периоды работы до 2021 года, бумажная трудовая пригодится.
Таким образом, отказываться от трудовой книжки при увольнении, ссылаясь на желание в будущем учитывать сведения о работе в электронной форме, не стоит. Бумажный вариант может потребоваться в будущем, поэтому его следует сохранить.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.
В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.
Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.
Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.
В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Что делать, если руководство против?
Уволенному сотруднику могут отказать в ходатайстве выдать трудовую книжку другому человеку.
Такое решение логично, ведь никто не желает иметь конфликты с органами, контролирующими соблюдение закона.
Если договориться с руководством не получается, у сотрудника остается два варианта выхода из ситуации:
- Получить трудовую книжку по почте, ссылаясь на ст. 84.1 ТК РФ. Обычно организация присылает сотруднику уведомление. В ответ пишется заявление о согласии на отправку документа (в произвольной форме). Желательно указать дату увольнения и причину, по которой невозможно самостоятельно прийти в организацию. Обязательно отмечается дата составления, адрес и подпись владельца. Далее предприятие отправляет документ заказным письмом с описью и актами, подтверждающими исполнение требований Трудового кодекса.
- Когда трудовая книжка нужна не срочно, по закону она должна храниться на предприятии минимум 50 лет. На протяжении этого периода владелец имеет право в любое удобное время забрать документ.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении
Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.
Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Выдавать ли трудовую книжку по доверенности?
Расписка в получении ТК.
Выдать работнику трудовую книжку работодатель обязан в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки, работодатель, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Вопрос о возможности получения трудовой книжки третьим лицом по выданной работником доверенности является спорным.
Некоторые эксперты полагают такие действия недопустимыми, поскольку ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, не содержат указания на соответствующую возможность.
Содержащееся в ст. 15 ТК РФ указание на личный характер выполнения работником трудовой функции, очевидно, не исключает возможности получения трудовой книжки представителем, поскольку последнее не имеет отношения к самому процессу работы.
В связи с этим полагаем, что нет оснований исключать такое действие, как получение трудовой книжки, из числа тех юридически значимых действий, которые могут быть совершены через представителя, чье полномочие основано на доверенности. Нужно отметить, что практика выдачи трудовой книжки представителю по доверенности является весьма распространенной, а указание на правомерность таких действий встречается в судебных решениях (апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 03.04.
Могу ли я забрать трудовую книжку за другого
— — Также стоит непременно помнить о том, что все записи в бланке должны быть прописаны, либо от руки разборчивым почерком, непременно черной или синей пастой, а лучше – напечатаны на компьютере.
Также обязательным требованием к составлению доверенности является факт постановки подписи, как самим нотариусом, так и лицом, который в данном заявлении является доверителем.
В доверенности нельзя делать помарок и зачеркиваний. Также недопустимо использование некорректных выражений.
Доверенность должна быть написана строгим юридическим языком. Частые ошибки при заполнении Большой ошибкой при заполнении доверенности является неправильная формулировка обязанности, которую доверитель возлагает на свое доверенное лицо. Также частенько ошибки допускаются, когда в доверенность вносится неправильные данные и информация, которая не соответствует действительности.