Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резолюция на служебную записку или на служебной записке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).
Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:
● резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;
● резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;
● резолюция проставляется, как правило, на самом документе;
● резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;
● резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.
Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.
На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).
Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.
Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.
В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».
Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.
Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.
При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.
Нестандартные резолюции
Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.
Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.
В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.
Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.
Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.
Резолюция: нестандартная форма
Иногда в силу производственной ситуации имеет место расхождение со стандартной моделью наложение резолюции: «Исполнитель — Действие — Срок».
Например, к деловой корреспонденции относятся записки с формулировкой «Прошу дать указание». Они касаются текущих производственных вопросов, но не могут решиться в цехе, в лаборатории или на стройплощадке, поскольку нуждаются в личном визировании или распоряжении руководителя.
Иногда бывает достаточно одного слова руководителя «Утверждаю» и его подписи, чтобы вопрос был решен. Однако такое лаконичное объяснение с персоналом возможно при отлаженной системе учета документации и при условии, что работодатель хорошо знает ситуацию на местах.
Чаще всего резолюция генерального директора адресуется первым заместителям или топ-менеджерам фирмы. Причем работодатель обычно адресует резолюцию тому сотруднику, который ранее выполнял аналогичное задание. В этом случае прослеживается четкая зона ответственности за исполнение, и оптимизируются сроки решения производственной задачи. Производственное общение на этом уровне бывает иногда таким тесным, что работодателю достаточно буквально двух слов, чтобы его заместитель понял, что надо делать.
Служебная записка. Образец написания
27896 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.
Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
Рекомендуем прочесть: Прошу или прощу в заявлениях
Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.
Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.
Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.
Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.
Как составить служебную записку
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
СПРАВКА:
| Практика показывает, что государственные организации используют служебные записки чаще, чем коммерческие компании. |
Служебная записка, докладная и объяснительная: в чем разница
У каждого из этих видов документов своя задача:
- Служебные записки используют, чтобы попросить о чем-то, проинформировать о проблеме, предложить пути решения вопроса.
- Докладную можно назвать жалобой. Сотрудник доводит до сведения руководства, что кто-то из коллег не соблюдает правила охраны труда, прогуливает работу, нарушает дисциплину. Начальник должен отреагировать и разобраться, что произошло.
- В объяснительной сотрудник указывает причины, почему не выполнил те или иные обязанности. Объяснительные пишут, когда из-за чьей-то невнимательности или халатности компания понесла убыток.
По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.
Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.
Самый важный орган ООН – это Генеральная Ассамблея. Она обладает представительными, директивными и совещательными полномочиями. Сюда входит 193 члена разных государств, обладающих одним голосом. Резолюция Генеральной Ассамблеи, это принятое решение по каким-либо вопросам международного характера. Эти решения могут касаться:
Каждый из документов, это отображение воли большинства стран, входящих в Ассамблею. Например, положения из всеобщей декларации, затрагивающие права человека, некоторые государства включили в формулировки своих конституций, а стратегию реализации, прописали в законах.
Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей, состоит из двух частей:
Если резолюция принята в ООН, она может иметь несколько названий, например, программа действий, конвенция или декларация.
В зависимости от того, кто именно направит резолюцию, она может иметь разный вид и название. Чтобы распоряжение было выполнено в срок и без ошибок, следует заранее изучить примеры составления резолюции. Также стоит уделить отдельное внимание правильному составлению формулировки. В противном случае у исполнителей появится возможность оспорить полученное распоряжение.
Зачем на заявлении об увольнении нужна резолюция директора
Резолюция руководителя имеет распорядительный характер. Ее суть зависит от того, на каких основаниях происходит увольнение. Если сотрудник желает расторгнуть трудовой договор, то он обязан письменно предупредить руководство заранее — за 2 недели до указанной даты (ч. 1 ст. 80 ТК РФ ).
Перед тем, как глава компании вынесет окончательное решение, запрос отправляют на визу всем заинтересованным должностным лицам: главному бухгалтеру, юрисконсульту, начальнику отдела кадров и т.д. Директор проставляет визу на заявлении об увольнении с отработкой 2 недели, перечислив поручения ответственным службам. Затем издается приказ о расторжении контракта.
Если работник желает уволиться раньше предусмотренного законом срока, то он вправе обратиться с таким запросом (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). В нем он указывает конкретную дату и другие дополнительные условия, например, выплату компенсации. В этом случае дело за работодателем: на заявлении на увольнение по собственному желанию резолюция начальника налагается в зависимости от окончательного решения. Видов резолюций несколько:
Раньше срока гражданина обязаны уволить, только если есть серьезные основания, подтвержденные документально, например, зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и др. (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). В остальных случаях придется утвердить соглашение об условиях расторжения трудового договора.
В некоторых ситуациях работодателю необходимо вынести резолюцию на заявлении об увольнении с передачей дел другому сотруднику. Это необходимо, если сотрудник — руководитель или материально ответственный. Он передает документы, деньги, оборудование и другое имущество. Трудовую книжку или выписку СТД-Р ( ст. 66.1 ТК РФ ) работодатель отдает в последний день на рабочем месте и выплачивает положенную зарплату.
Правописание формы существительного «в исполнении»
Существительное среднего рода «исполнение» заканчивается на -ие, в связи с чем имеет в форме предложного падежа безударное окончание -и в отличие от типичного окончания -е слов среднего рода второго склонения. Понаблюдаем за изменением этого существительного и слова «сукно» с ударными падежными окончаниями:
- и.п. что? исполне́ние, сукно́
- р.п. чего? исполне́ния, сукна́
- д.п. радуюсь чему? исполне́нию, сукну́
- в.п. слышу что? исполне́ние, вижу сукно́
- т.п. наслаждаюсь чем? исполне́нием, сукно́м
- п.п. услышать в чём? в исполне́ни и , рассказать о чём? о сукне́.
Например:
- в исполнении Венского оркестра Штрауса;
- в исполнении детского хора;
- в исполнении известного артиста;
- в исполнении любимого певца.
Отличаем словоформу предложного падежа этого существительного от производного предлога.
Электронные служебные записки. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Резолюции и поручения руководителя
Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий.
Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу. Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе.
Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки. В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Множественная резолюция: пример
В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.
Например:
Генеральному директору строительной , выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.
Руководитель накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу .
Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения и выделила дополнительное финансирование.
Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.
На основании служебной записки
› Данная форма отражает коммуникативные отношения на горизонтальном уровне. Она освящает переписку между руководителями или сотрудниками подразделений предприятий, которые имеют равнозначный должностной статус. Если, например, документ написан руководителем одного структурного подразделения на имя сотрудника другого отдела, то это уже докладная. Составление служебных записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями.
Следует учитывать, что служебная направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка . В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями.
Уведомление работника о даче объяснения
В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение директора. Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.
Требование составляется так:
- сверху указывается название фирмы;
- ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
- пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
- описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
- обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
- документ визируется директором;
- под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).
В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков:
- составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
- издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
- акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
- через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).
Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.