Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто в организации должен визировать документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.
Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).
В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.
Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.
При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).
После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:
- оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
- проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
- после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.
Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
- Согласование с определенным должностным лицом.
- Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
- Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата подписания документа.
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
- Дата составления документа.
- Номер подтверждающей документации.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
- для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
- налоговые инспекции;
- Пенсионный фонд;
- Фонд социального страхования;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
- судебные инстанции.
Особенности оформления
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
- Согласование с определенным должностным лицом.
- Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
- Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
- Дата подписания документа.
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
- СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
- Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
- Дата составления документа.
- Номер подтверждающей документации.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.
Используйте функциональность визирования, если необходимо согласовать и утвердить любую запись в системе, например, согласовать у руководителя приказ, служебную записку и т. д. Виза может быть установлена (утверждена или отклонена):
Определенным сотрудником, например, руководителем отдела.
Одним из сотрудников, входящих в выбранную роль, например, “Администрация”, “Финансовый отдел” и др.
На заметку. Если необходимо, чтобы один и тот же документ был завизирован двумя разными сотрудниками, например, ответственным за документ и его руководителем, то необходимо создать в системе две визы.
Если кто-либо передал запись вам на утверждение, то вы можете утвердить, отклонить или переслать ее другому сотруднику. Это можно сделать следующими способами:
В центре уведомлений коммуникационной панели.
На вкладке Визы страницы записи раздела.
На что смотреть в договоре
Пока менеджер шуршит своими делами, а курьер листает «Одноклассников» на кухне, возьмите карандаш и изучайте документ. Вот что нужно проверить в любом договоре:
С кем подписываете. Имеет ли право этот человек подписывать с вами договор? На каком основании? Если вы подписываете договор с менеджером по доверенности, попросите показать вам эту доверенность. Нет доверенности — нет договора.
Предмет договора. Проверьте, совпадает ли обещание фирмы с тем, что сказано в договоре. Например, если вы в турагентстве, то в договоре не должно быть «информационных услуг». Если сдаете шины на хранение в автомастерскую, то в договоре должно быть «хранение шин», а не «консультационные услуги по хранению шин».
Ответственность за неисполнение. Проверьте, за что исполнитель несет и не несет ответственность. Чаще всего все набитые шишки вашего партнера будут сформулированы со словами «не несет ответственности». Например, если турагентство однажды обожглось на невыданных туристам визах, то в договоре турагентство не будет нести ответственность за выдачу и получение виз. Убедитесь, что вы с этим согласны.
Сроки. Проверьте, совпадают ли сроки договора со сроками, в которые вы планируете работать или получать услуги. Не должно быть так, что вы занимаетесь в школе английского полгода, а срок действия договора — 1 месяц.
Штрафы и пени. Самая неприятная часть. Проверьте, не должны ли вы выплатить какую-либо компенсацию, если задержите оплату или как-то еще нарушите договор. А что с другой стороны? Будут ли они как-то вам компенсировать свои проколы и задержки?
Порядок урегулирования споров. Посмотрите, в каком суде вы договариваетесь урегулировать споры. Это вполне может оказаться суд во Владивостоке.
Язык. В договоре могут быть фразы, которые вы просто не понимаете. Вот просто не можете собрать в предложения. Если вы нашли такие фразы в договоре, выделяйте их карандашом и возвращайте с пометкой «Не понимаю». Попросите юриста, который это составлял, переписать договор человеческим языком. По закону договор составляется в свободной форме — никто не обязан писать его на ломаном юридическом.
Копии. Договор всегда составляется в двух экземплярах, если он заключен между двумя сторонами. Если вам предлагают подписать только один экземпляр, это гарантированная подстава.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Когда проводится согласование
С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
Какие документы визируются полистно и постранично? Как это делается? Визирование Кем визируется первый экземпляр проекта документа.
Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф — это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24) и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21), который вступит в силу 01.07.2018, предусматривают, что полистное визирование документа и его приложений может применяться по усмотрению организации.
Визирование кадровых приказов
Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист — провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов — это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.