Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел по охране труда в школе на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Распространённый вопрос: какие правила по охране труда применять в 2022 году для образовательных организации, какие инструкции и документы необходимо разрабатывать? К сожалению отдельных правил по охране труда для образовательных организации не существует. Поэтому обращаемся к межотраслевым правилам по охране труда и читаем, кто обязан их соблюдать и на кого они распространяются.
Какие правила и нормативы по охране труда применяются в ДОУ и ОУ?
Межотраслевые правила по охране труда — это такие нормативно-правовые акты, которые устанавливают требования безопасности при проведении однотипных или различающихся видов работ, эксплуатации оборудования, на предприятиях или в организациях, которые относятся к различным отраслям экономики. Таким образом деятельность любой организации может регулироваться различными правила по охране труда, вне зависимости от её профиля.
Посмотрим на правила по охране труда, которые могут касаться именно образовательных организаций, т.е. это детские сады, школы, колледжи, институты, ВУЗы и т.д. Тем не менее, для каждой организации список этих правил будет разный, потому что условия в каждой организации разные. Но из 40 правил по ОТ можно выделить несколько основных, применямых в ОУ.
| 1. На транспорте и в дорожном хозяйстве | на транспорте; |
| 2. При эксплуатации тепловых и электрических установок: | при эксплуатации тепловых энергоустановок;
при эксплуатации электроустановок; |
| 3. При производстве специальных работ: | при погрузочно-разгрузочных работах;
при работе на высоте; |
| 4. При эксплуатации инструментов и оборудования: | при работе с инструментом и приспособлениями;
при эксплуатации технологического оборудования; |
| 5. Другие правила: | в жилищном хозяйстве;
в театрах и концертных залах; |
Номенклатура дел по охране труда 2021 год
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал Рубрики
- Охрана труда
- Надзор и контроль
- Документооборот
- Производственный контроль
- Медосмотры
- СОУТ
- СИЗ
- Эпидемиология
- ЛПУ
- Питание
- Образование
- Сфера услуг
- Торговля
- Промышленность
- Дезинфекция, дезинсекция, дератизация
- Пожаро- и электробезопасность
- Обучение и аттестация персонала
- Лабораторные исследования
- Радиационная гигиена
- Экология
- Техническое регулирование
- Защита прав потребителя
- Актуальное интервью
- Международный опыт
- Санитарный хронограф
- Азбука
- Судебная практика
- Медицина
Требования по охране труда: что изменится с 2022 года?
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Цель изменений в разделе Х ТК РФ — персонализация системы управления охраной труда с учетом проведенной оценки профессиональных рисков и специфики производственной деятельности. Это постепенный отказ от формального, списочного подхода в пользу адресной политики.
Поправки в раздел Х Трудового кодекса влекут за собой существенные изменения в системе управлении охраной труда у каждого ИП или юридического лица. Законодатели ставят перед работодателями задачу максимально полно учитывать в положении о СУОТ и политике по охране труда индивидуальные особенности конкретных рабочих мест.
И сейчас у нас есть время изучить новые требования законодательства, разработать необходимые документы и процессы.
Разберем основные поправки:
- выявление профессиональных рисков,
- принципы обеспечения безопасности труда,
- расследование микротравм,
- единые типовые нормы бесплатной выдачи работникам СИЗ,
- обучение по охране труда,
- запрет на работу в опасных условиях труда,
- самообследование,
- дистанционное видеонаблюдение,
- электронный документооборот.
Сегодня этому направлению уделяется минимум времени. В основном работодатели реагируют на уже случившееся ЧП. Теперь концепция безопасного производства сдвигается в сторону превентивных мер.
Проанализировав основные и сопутствующие причины производственного травматизма и профзаболеваний, характерные для экономического вида деятельности вашего предприятия, вы сможете понять, какие меры помогут улучшить ситуацию.
Росстат провел анализ видов несчастных случаев (НС) с тяжелым исходом за I полугодие 2020 года в России. Оказалось, что наибольшее число погибших при НС наблюдается при выполнении работ на высоте, но еще больше людей гибнет из-за воздействия движущихся, разлетающихся, вращающихся предметов, деталей, машин. Это говорит о том, что оценка рисков не проводилась или была проведена формально, работодатели не сделали выводы о ликвидации опасных процессов, не провели мероприятия по снижению рисков.
| № | Вид несчастного случая с тяжелыми последствиями | групповых | тяжелых | со смертельным исходом |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Падение с высоты | 8 | 316 | 63 |
| 2 | Падение на ровной поверхности одного уровня | 172 | 8 | |
| 3 | Падение, обрушение, обвалы предметов, материалов, земли и пр. | 9 | 146 | 57 |
| 4 | Воздействие движущихся, разлетающихся, вращающихся предметов, деталей, машин и пр. | 6 | 316 | 77 |
| 5 | Попадание инородного предмета в тело человека | 29 | 3 | |
| 6 | Воздействие электрического тока | 15 | 13 | |
| 7 | Воздействие дыма, огня и пламени | 10 | 23 | 11 |
| 8 | Воздействие вредных веществ | 2 | 11 | 5 |
| 9 | Повреждения в результате противоправных действий других лиц | 2 | 55 | 6 |
Работодатель обязан постоянно улучшать условия труда, для чего нужно ликвидировать опасные технологические процессы или снижать уровень опасности на рабочих местах. При этом нужно правильно расставлять приоритеты при реализации этих мероприятий. Это и есть принцип предупреждения и профилактики.
Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
- классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
- определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.
Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.
Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество единиц хранения;
- сроки хранения и номера статей по перечню;
- примечания к номенклатуре.
Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01. Канцелярия |
||||
|
01-01 |
Устав ООО «Вираж» |
Постоянно ст. 28 |
||
|
01-02 |
Коллективный договор ООО «Вираж» |
Постоянно ст. 386 |
Присланные для сведения — до минования надобности |
|
|
01-03 |
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» |
1 год ст. 381 |
После замены новыми |
|
|
01-04 |
Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности |
Постоянно ст. 19 |
||
|
01-05 |
Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности |
5 лет ст. 19 |
||
|
01-06 |
Протоколы совещаний у руководителя |
Постоянно ст. 18«е» |
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет |
|
|
01-07 |
Номенклатура дел |
Постоянно ст. 157 |
Структурных подразделений — 3 года |
|
|
— |
— |
— |
— |
— |
|
Резерв |
||||
|
Резерв |
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Утверждение номенклатуры в учреждении образования
Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.
Этапы утверждения номенклатуры следующие:
- Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
- Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
- на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
- утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
- составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
АКТУАЛИЗАЦИЯ ТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДА В 2021 ГОДУ
По действующему законодательству перечень действующих правил по охране труда не является обязательным документом. В то же время в ст. 212 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель обязан обеспечить наличие комплекта нормативных актов об охране труда с учетом специфики деятельности предприятия.
Имеет смысл вести перечень инструкций по ОТ в следующих целях:
- оптимизации работы по разработке правил ОТ;
- правильного проведения инструктажа работников;
- создании номенклатуры дел.
В Порядке обучения №1/29 указано, что инструктаж проводится в соответствии с должностными обязанностями работника и технологическими особенностями применяемого оборудования. Получается, что правила по ОТ следует составлять на должность или профессию практически каждого работника.
Документ включает в себя три части:
- перечень инструкций по видам работ;
- список ИОТ по профессиям (должностям);
- список общих ИОТ.
Работа над списком проводится в несколько этапов:
- включение в него всех должностей из штатного расписания, даже вакантных;
- включение правил по видам работ, выполняемых на предприятии (например, для однотипных работ, или погрузочно-разгрузочных, если их выполняет не грузчик, а представители других профессий и т.д.);
- включение общих правил (первая помощь и т.д.);
- присвоение понятного порядкового номера;
- установление ответственного за составление списка (чаще всего это специалист ОТ или работник отдела ОТ);
- установление даты пересмотра (обычно пять лет, но ведомственными документами иногда устанавливается иной срок).
В соответствии с этими этапами формируется бланк. Он оформляется в виде таблицы, в которой обязательно присутствуют следующие реквизиты:
- номер по порядку;
- наименование ИОТ;
- код или номер;
- дата утверждения;
- дата проверки.
Таблица делится на сегменты по видам ИОТ. Внизу ставится подпись ответственного лица.
Документ вводится в действие приказом руководителя. Список является приложением к нему. В подразделения утвержденный перечень инструкций по охране труда отправляется целиком или в виде выписки (это допустимо).
Правила ОТ в ЖКХ (Приказ Минтруда России от 29.10.2020 № 758н) распространяются только на определенных объектах ЖКХ.
Перечень инструкций по охране труда
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:
Шаг 1. Назначьте ответственного.
Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.
Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.
Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.
Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.
Шаг 3. Объединение.
Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.
Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.
Шаг 4. Утвердите приказ.
Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.
Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:
- Первый экземпляр хранится в канцелярии.
- Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
- Третий используется в архиве компании.
- Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
- Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.
Форма номенклатуры дел включает пять граф:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество дел;
- срок хранения дела;
- примечание.
Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.
Готовим документы по охране труда к новому учебному году
И подошли мы конкретно к изменениям по охране труда с 1 сентября 2021 года. На самом деле, их намечалось очень много, были они достаточно масштабные, но сейчас поговорим конкретно про те изменения, которые точно вступили в силу, точно уже будут, и вам нужно провести некую работу по актуализации своих документов.
Профстандарт специалист по охране труда
С 1 сентября 2021 года вступает в силу новый профессиональный стандарт специалиста по охране труда, действует он 6 лет – до 1 сентября 2027 года. Профессиональный стандарт по охране труда предыдущий, который был утверждён в 2014 году, № 524 приказ, утрачивает силу. Соответственно, вам нужно обновить должностную инструкцию специалиста по охране труда, если она у вас есть. Если есть какие-то упоминания в приказе с ссылкой на профстандарт, например, где вы возлагаете обязанности специалиста на себя, на каких-либо работников, вы тоже должны обновить эти документы.
С 1 сентября 2021 года планировались следующие изменения:
- Новый порядок обучения по охране труда;
- Новое типовое положение о системе управления ораной труда в организации;
- Новый порядок психиатрического освидетельствования;
- Новая редакция раздела X трудового кодекса.
Ждем следующую пачку изменений с 1 марта 2022 года!
Все эти изменения отложены до 1 марта 2022 года. С 1 марта будет действовать новая редакция раздела X Трудового кодекса, который посвящен конкретно охране труда. По поводу остальных трех документов – порядка обучения и т.д. пока неизвестно на 100%, возможно они будут также перенесены, если наши законодатели не успеют обсудить и утвердить наиболее удачную версия законопроекта.
Рассмотрим таблицу изменений законодательства по охране труда. Сроки я здесь не писал, потому что не могу сказать точно, когда примут некоторые нормативно-правовые акты.
Что нужно знать ответственному за охрану труда в 2021 году
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Номенклатура дел по охране труда
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
М. М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
Номенклатура дел специалиста по охране труда в 2022 году
- График проведения периодических медицинских осмотров.
- Заключительный акт по результатам периодического медицинского осмотра.
- Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.
- Перечень бесплатной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
- Перечень профессий, для которых обязательно прохождение медицинских осмотров.
- Список работников, обязанных проходить периодические медицинские осмотры.
- Журнал инструктажа на рабочем месте.
- Журнал инструктажа учащихся по технике безопасности при организации общественного полезного, производительного труда и при проведении внеклассных и внешкольных мероприятий.
- Журнал учета вводных инструктажей.
- Журнал учета выдачи инструкций по охране труда.
- Журнал учета инструкций по охране труда.
- Инструкции по охране труда, наименование инструкций должно соответствовать перечню.
- Классные журналы с записями о проведении вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте учащихся по химии, физике, биологии, трудовому и профессиональному обучению, информатике, физическому воспитанию, обеспечению безопасности жизнедеятельности (ОБЖ).
- Перечень профессий и видов работ, по которым должны быть разработаны инструкции.
- Перечень профессий с указанием продолжительности стажировки на рабочем месте.
- Приказ по учебному учреждению о разработке и продлении инструкций по охране труда.
- Программа вводного инструктажа.
- Программа первичного инструктажа.
- График проверки знаний по безопасности труда.
- Журнал регистрации выдачи удостоверений по охране труда.
- Перечень должностей и профессий, работа по которым требует прохождения проверки специальных знаний.
- Перечень профессий, утвержденный руководителем, освобождаемых от первичного и повторных инструктажей по охране труда.
- Приказ о назначении комиссий по проверке знаний по безопасности труда.
- Программа обучения руководителей и специалистов по охране труда.
- Программы обучения рабочих безопасности труда.
- Протоколы заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда.
- Экзаменационные билеты по охране труда и технике безопасности.
- Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности.
- Инструкция о порядке выполнения работ повышенной опасности.
- Перечень профессий и видов работ, к которым предъявляются повышенные требования по технике безопасности.
- Перечень работ повышенной опасности, выполняемых по специальным правилам.
- Приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности.
Специалисту по охране труда с 1 марта 2022 года
В новой редакции Х раздела Трудового кодекса профессиональные риски подразделяют на риски травмирования и риски получения профессиональных заболеваний. Специалисты по охране труда должны помнить, что труд не может быть абсолютно безопасным. Это предопределено применением орудий труда и влиянием человеческого фактора. На каждом рабочем месте, будь то офис или производство, существует угроза жизни или здоровью.
Мы не можем отказаться от технологий, достижений научно-технического прогресса, перейти с компьютеров на арифмометры, но можем предотвратить ущерб здоровью работников, применяя наиболее щадящие технологии, заменяя ручной труд на механический или роботизированный, повышая квалификацию исполнителей. Все это – мероприятия по предотвращению вреда. Но для того, чтобы выяснить, что это за мероприятия, и какое из них нужно провести в первую очередь, нужно качественно организовать оценку профессиональных рисков.
Справка
Опасность — это потенциальный источник вреда, представляющий угрозу для жизни и здоровья работника.
Профессиональный риск — количественная мера угрозы, это произведение возможности получения вреда на тяжесть последствий. Опасностью является электрический ток, агрессивные покупатели, конструкции и транспорт, химические вещества.
Оценка рисков — идентификация опасностей, расчет возможности их реализации и тяжести последствий от этого, а также разработка плана мероприятий по ликвидации или снижению уровней риска.
Воздействие опасного производственного фактора может привести к острому профессиональному заболеванию (отравлению), немедленной гибели или травме, а негативное воздействие в течение периода экспозиции (накопления дозы) — к хроническому профессиональному заболеванию.
Чтобы избежать профрисков, нужно их качественно просчитать и принять меры, чтобы вероятность получения травмы или гибели, профзаболевания стремилась к нулю, если это возможно. Если это невозможно, придется проводить мероприятия по исключению травмирующего фактора — закрытию опасного рабочего места. Таким образом мы переходим к следующему изменению в Х разделе ТК РФ.
Опасные условия труда 4 класса — не редкость на сегодняшних предприятиях. С 1 марта 2022 года рабочие места с этим классом должны быть ликвидированы. Как только СОУТ покажет, что рабочее место отнесено к опасным условиям труда, работа на данном рабочем месте должна приостановлена, работник под подпись ознакомлен с тем, что работает в таких условиях и отстранен от работы на период до устранения оснований, послуживших установлению опасного класса условий труда (статья 214.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Работника нужно с его согласия перевести на другое рабочее место, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Если работник не согласен, он вправе уволиться.
Приступить к работе на своем прежнем месте можно только в том случае, если СОУТ подтвердит, что в результате реализации плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанного совместно с представительным органом работников, условия труда были признаны с улучшением (например, ранее был 4 класс, а стал 3.1-3.4). При этом план мероприятий должен быть направлен в территориальную ГИТ по месту нахождения рабочего места. Если головной офис находится в Москве, а шахта — в Ярославле, то копия плана должна быть направлена в Ярославскую ГИТ.
Запрет на работу в опасных условиях труда не касается МЧС, Росатома, Роскосмоса, отдельных силовых структур. Работа в опасных условиях на предприятиях промышленности, добывающей отрасли, транспорта, гражданской авиации не будет запрещена с 1 марта 2022 года.
➤ С 1 марта 2022 года у работодателей появятся новые права по охране труда. Они смогут контролировать безопасность производства работ дистанционно, то есть с помощью видео- и аудиофиксации. Все это потребует внести в трудовой договор условия, при которых такое видеонаблюдение будет разрешено.
➤ Работодателям разрешили проводить внутренний аудит соблюдения требований трудового законодательства по проверочным листам. Роструд разместит площадку, где работодатели смогут пройти самообследование по проверочным листам. Для этого чек-листы приведут в подходящий для самообследования формат.
Проводить самообследование – это право, а не обязанность работодателя. Если по итогам самопроверки работодатель получит высокую оценку соблюдения обязательных требований, то он сможет подготовить декларацию соблюдения обязательных требований в Роструд, со сроком действия 1-3 года.
В этот период плановые проверки проводиться не будут, а вот внеплановая проверка вполне возможна. И если при внеплановой проверке ГИТ обнаружит, что в организации нарушают требования охраны труда или выявят факты ввода недостоверных сведений при самообследовании, то декларацию отменят.
➤ Электронный документооборот – тоже право, а не обязанность работодателя. Если у организации имеется возможность выдать электронные цифровые подписи работникам и должностным лицам, то можно вести локальные нормативные акты в электронном виде, в том числе и фиксировать выдачу СИЗ.
Новый Порядок не распространяется на работодателей-физлиц, не являющихся ИП. Действующий Порядок № 1/29 пока обязателен для ИП и юрлиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, в том числе работодателей — физических лиц.
Работодатели-физлица, не являющиеся ИП, — это те, кто нанимают работников для личного обслуживания и помощи в домашнем хозяйстве (ч. 5 ст. 20 ТК РФ).
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.
Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.
Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.
Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений 2021
Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.
ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.
Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.
Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.
Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:
- Порядковый номер.
- Название дела.
- Срок хранения.
Сроки хранения документов в этом случае следующие:
- устав учреждения — постоянно;
- лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
- личные дела сотрудников — 75 лет;
- штатное расписание — постоянно;
- журнал регистрации больничных листов — 3 года;
- трудовые книжки — до востребования;
- переписка — 3 года и т. д.
Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.
Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.
ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.
Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ состав��яется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой ��рафе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
- История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
- Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.
- Братановский, С. Н. Теория государства и права / С.Н. Братановский. — М.: Приор-издат, 2003. — 174 c.
- Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
- Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.
- руководителей специалистов отдела ДОУ секретарей помощников руководителей менеджеров по персоналу архивариусов и специалистов, назначенных ответственными за ведение архива
- Нормативные документы РФ, на основании которых разрабатывается номенклатура дел в организациях. Изменения в Перечне типовых архивных документов 2020 г.
- Ответственность руководителя и должностных лиц за составление номенклатуры дел. Периодичность составления номенклатуры дел. Сроки, в которые необходимо разработать номенклатуру дел на следующий год.
- Примерный приказ о разработке номенклатуры дел на следующий календарный год.
- Систематизация дел в номенклатуре и определение сроков хранения.
- Виды номенклатуры. Индивидуальная номенклатура для каждой организации.
- Порядок составления номенклатуры дел на основе организационной структуры организации.
- Порядок оформления заголовков дел в соответствии с новым Перечнем 2020. Типичные ошибки.
- Утверждение номенклатуры дел и ввод в действие приказом руководителя организации.
- Оформление итоговой записи в номенклатуре дел: порядок и сроки.
- Практическая работа «Определение сроков хранения по новому Перечню 2020 г.
Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел. Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.
Предусмотрено 3 типа номенклатуры: Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры: Приказы по личному составу Личные дела руководителей Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.
Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002) Необходимость данного документа обусловлена решением следующих задач: В настоящее время действуют три вида: Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.
[2]
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.
Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.
В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме). Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций.
При составлении НД используется информация из:
- другой важной документации.
- устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются),
- НД за предыдущие периоды,
- штатного расписания,
- рабочих планов и отчетов,
При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении.
Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД. Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями.
В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.
Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.
Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.
Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.
Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 декабря 2000 года N 03-51/64
[О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях]
В целях рациональной организации документацион��ого обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».
Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные Методические рекомендации в работе по делопроизводству.
1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью «лично») вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.
3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.
3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления (приложение 12).
3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (приложение 13).
3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации входящих и исходящих документов (приложения 14, 15, 16).
3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.
3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.
4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.
4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения» проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26.
Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.
Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:
- приказом Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236;
- перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:
- Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
- Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
- Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
- Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
- Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
- Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.
Порядок заполнения аналогичен общему порядку.
Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:
- порядковый номер дела;
- полное наименование дела;
- срок его хранения.
Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.
Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:
- для отдела делопроизводства;
- архива учреждения;
- государственного архива;
- использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
- Положения школы
- Документы по коронавирусу
- Билеты и инструктажи по ОТ
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ
- Нормативные документы ОТ
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
- Охрана труда обслуживающего персонала
- Вводный инструктаж для работников школы
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Техника безопасности в библиотеке
- Охрана труда в школьной столовой
- Перечень инструкций по охране труда в школе
- Кабинет начальной школы
- Кабинет физики
- Кабинет информатики
- Кабинет биологии
- Кабинет химии
- Кабинет технологии
- Учебные мастерские
- Спортивный зал
- Кабинет ОБЖ
- Кружки, студии, секции
Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.
ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.
Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.
Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.
Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:
- Порядковый номер.
- Название дела.
- Срок хранения.
Сроки хранения документов в этом случае следующие:
- устав учреждения — постоянно;
- лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
- личные дела сотрудников — 75 лет;
- штатное расписание — постоянно;
- журнал регистрации больничных листов — 3 года;
- трудовые книжки — до востребования;
- переписка — 3 года и т. д.
Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.
Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.
ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.
Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые ��асаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.
- руководителей специалистов отдела ДОУ секретарей помощников руководителей менеджеров по персоналу архивариусов и специалистов, назначенных ответственными за ведение архива
- Нормативные документы РФ, на основании которых разрабатывается номенклатура дел в организациях. Изменения в Перечне типовых архивных документов 2020 г.
- Ответственность руководителя и должностных лиц за составление номенклатуры дел. Периодичность составления номенклатуры дел. Сроки, в которые необходимо разработать номенклатуру дел на следующий год.
- Примерный приказ о разработке номенклатуры дел на следующий календарный год.
- Систематизация дел в номенклатуре и определение сроков хранения.
- Виды номенклатуры. Индивидуальная номенклатура для каждой организации.
- Порядок составления номенклатуры дел на основе организационной структуры организации.
- Порядок оформления заголовков дел в соответствии с новым Перечнем 2020. Типичные ошибки.
- Утверждение номенклатуры дел и ввод в действие приказом руководителя организации.
- Оформление итоговой записи в номенклатуре дел: порядок и сроки.
- Практическая работа «Определение сроков хранения по новому Перечню 2020 г.
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования д��лжностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.
Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.
Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.
Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
|
Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года. |
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.
Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.