Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды контроля в управлении персоналом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.
Зачем контролировать работников?
Сотрудники — движущая сила фирмы. Репутация бренда напрямую зависит от персонала. Важную роль играет их профессионализм, коммуникационные способности, креатив, быстрота мышления, целеустремленность, умение решать конфликтные ситуации и стойкость к стрессам. Однако какими бы талантливыми ни были работники, им требуется координация действий. Она обеспечивается руководством.
Контроль нужен в совершенно любой отрасли, где ставятся различные цели. Основное условие реализации — системность и отсутствие чрезмерности. Оптимальный вариант — создать полноценную систему, ориентированную на исполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).
Благодаря гармоничной системе вместе с деловым либо демократическим стилем управления получится:
- Увеличить эффективность исполнения бизнес-целей.
- Найти и устранить слабые черты.
- Создать благоприятную рабочую атмосферу.
- Предугадать и предотвратить возможный ущерб.
- Повысить производительность каждого работника.
- Улучшить репутацию и денежные показатели организации.
Авторитарный стиль управления и слишком тщательный контроль лишь ухудшают ситуацию. Это приведет к демотивации сотрудников и создании угнетающей атмосферы в коллективе, которая не имеет ничего общего с результативной деятельностью.
Отсутствие контроля может понести за собой серьезные пагубные последствия. К их числу относятся:
- Понижение результативности деятельности отделов и организации.
- Деградация бизнес-процессов.
- Подрыв доверия покупателей и поставщиков.
- Несоблюдение договоренностей.
- Невозможность выдерживать рыночную конкуренцию.
Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль работы сотрудников
Бытует мнение, что тотальный контроль способствует эффективной работе. Но всеобъемлющий контроль далеко не всегда оправдан и дает положительный результат. Он имеет свои отрицательные стороны:
-
Снижается мотивация сотрудников. Стоит ли стремиться к качественному выполнению задачи, если начальник все равно будет проверять и, если надо, исправит? Исход предрешен: снижается качество работы, сотрудник не стремится к саморазвитию, наступает профессиональная деградация.
-
Снижается мотивация руководителя. Контроль работы сотрудников и исправление недочетов занимает массу времени, выполнять основные свои задачи просто некогда. Исход очевиден: снижается качество работы, теряются навыки управления, наступает профессиональная деградация.
-
Снижается эффективность работы и структурных подразделений, и компании. Руководитель основное внимание уделяет контролю, а не направляет усилия на развитие компании. Сотрудники, в свою очередь, массу времени тратят на участие в контрольных мероприятиях, вместо того, чтобы работать над повышением результативности.
Виды контроля, его сущность и цели
Контроль за деятельностью персонала является одной из основных функций управления персоналом. Он должен включать в себя механизмы по формированию стандартов управления, проверки и оценки исполнения задач, а также корректирующие действия.
Сущность контроля заключается в выработке и осуществлении эффективного и своевременного воздействия управляющего персонала для обеспечения заданной эффективности работы организации (предприятия).
Целью контроля является выработка и осуществление эффективного управления, которое должно исключить все отклонения от целей и задач организации (предприятия).
Основные задачи контроля:
- • выработка управляющего воздействия в случае несоответствия выполняемых параметров запланированным целям и задачам организации (предприятия);
- • утверждение выработанного плана управляющего воздействия;
- • проверка значений параметров контроля;
- • осуществление управляющего воздействия на персонал.
Для чего нужен контроль работы сотрудников
Контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Сотрудникам также выгодна организация контроля: компания развивается и растет, а, значит, мотивирует работников, гарантирует стабильную зарплату, понятные требования и правила.
При правильной организации контроля рабочий процесс улучшается:
- Сотрудники выдают предсказуемый результат, ведь у них есть понятные kpi и прозрачные санкции. Работа ведется «под стеклом» и провалить задачу затруднительно.
- Компания не срывает сроки. Растет культура договоренностей и доверие партнеров.
- Формируются стабильное качество и четкие сроки работы, что делает компанию конкурентоспособной на рынке.
- Контроль помогает проходить кризисы, развивать компанию, ведь судно с отлаженным управлением и надежной командой пройдет любые шторма.
- Ошибки и проблемы выявляют на ранней стадии. Их исправление обходится дешевле.
- Четкие правила и санкции повышают лояльность сотрудников. «Строгий, но справедливый» босс всегда пользуется уважением.
- Правильный контроль персонала в первую очередь фиксирует успехи, а не промахи. Это мотивирует, развивает личностно и профессионально каждого сотрудника.
Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю: от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Контроль внедряют ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.
Ни одна компания не застрахована от недобросовестных сотрудников. Контроль позволяет избежать негативных последствий для компании:
- выявляет низкую мотивацию сотрудников и ее причины;
- находит слабые места в планировании рабочих процессов (сроки, объем работ, загрузка конкретных людей);
- находит «слабое звено» среди персонала — тех, кто «бьет баклуши», срывает сроки.
- снижает воровство денег и других ресурсов компании;
- помогает вычислить мошенников, шпионов конкурентов.
Например, вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение. Сотрудники понимают, что это происходит не из желания наказать, лишить денег и унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей.
Управление персоналом – что это
Управление персоналом – совокупность знаний и методов, которые применяются для поиска, обучения и администрирования работников. Ключевой задачей HR-менеджмента является комфортная организация работы кадров, выстроенная таким образом, чтобы каждый сотрудник наиболее продуктивно выполнял свои профессиональные обязанности. На малых предприятиях функция управления персоналом часто сосредоточена в руках директора. В больших холдингах обязательно имеется HR-служба. В обязанности такого подразделения входят следующие виды работы с кадрами:
- рекрутинг;
- адаптация;
- обучение;
- оценка эффективности работы персонала;
- измерение уровня удовлетворенности персонала условиями труда;
- разработка методов материальной и нематериальной мотивации;
- дисциплина персонала, штрафы и бонусы.
Принципы HR-менеджмента
В основе методологии управления персоналом лежит несколько принципов, соблюдение которых важно уже на этапе рекрутинга. Только в таком случае возможно создание эффективной команды, участникам которой будут важны процветание компании и саморазвитие в ее рамках. Принципы HR-менеджмента:
- Прием административных решений по работе с персоналом в рамках актуальных распорядительных документов. Это демонстрирует правовую защищенность работников от произвола руководителей.
- В основе рекрутинга – набор знаний, умений, навыков, необходимых для выполнения обязанностей, а также определенные психологические качества. В их числе – умение работать в команде, стремление к саморазвитию, креативность, стрессоустойчивость, высокий уровень адаптации.
- Регулярная оценка квалификации персонала, обеспечение карьерного роста.
- Преемственность поколений. Важно, чтобы в компании были опытные и молодые сотрудники.
- Поощрение соревновательного духа подчиненных, которые претендуют на руководящие должности. Это формирует кадровый резерв компании.
- Баланс между контролем и предоставлением самостоятельности. Скрупулезный контроль работников на каждом этапе выполнения работы демонстрирует недоверие, повышает уровень стресса в коллективе и сводит на нет творческий подход. Полное же предоставление свободы грозит снижением продуктивности.
Чтобы сделать управление персоналом эффективным, руководителю необходимо:
- поручать сотрудникам только ту работу, которая соответствует их должностным обязанностям;
- практиковать в компании автоматическое замещение сотрудников при их выходе в отпуск. Так легко избежать проблем при непредвиденном увольнении работника;
- демонстрировать к каждому подчиненному положительное ровное отношение. Выделение тех или иных сотрудников на фоне остальных ухудшит психологический климат в компании, станет причиной конфликтов.
Современные стратегии, подходы к управлению персоналом
Для формирования конкурентоспособного, сплочённого кадрового состава компании применяются различные стратегии управления персоналом, ориентированные на долгосрочность и соответствие миссии, философии компании.
Современные кадровые службы на каждом этапе работы с персоналом применяют различные методики и технологии управления. При подборе кадров применяются следующие организационные подходы:
- Агрессивный хедхантинг. Переманивание перспективных сотрудников из фирм-конкурентов.
- HR-брендинг. Разработка привлекательного имиджа компании.
- Дистанционный отбор сотрудников. Работа со специалистами в удалённом режиме.
- Поиск кандидатур для трудоустройства в социальных сетях.
В процессе адаптации сотрудников на рабочих местах применяют следующие технологии управления:
- Беседы с непосредственным руководителем, начальником отдела или команды.
- Наставничество, помощь новичкам от более опытных коллег.
- Семинары, тренинги для обучения на рабочем месте.
- Обзорные экскурсии по компании.
Для оценки результативности, эффективности персонала используют:
- аттестацию;
- тестирование;
- ассессмент-центры;
- экспертные оценки;
- деловые игры.
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
На сегодняшний день в экономической литературе выделяют немецкую и американскую концепцию контроллинга. В целом данные концепции очень похожи друг на друга, однако основным их отличием является то, что первая более ориентирована на рассмотрение проблем внутреннего учета и анализа внутренней среды организации, а вторая – проблем внешней среды, с которой тесно взаимосвязана компания.
Стоит отметить, что немецкая концепция получила более широкое признание. Согласно данной концепции, центральной задачей является решение проблем внутреннего учета в плановой, контрольной и документальной форме.
Американская концепция также ставит на передний план решение вопросов, связанных с плановой, контрольной и документальной формой внутреннего учета, однако здесь центральное место отведено еще и решению задач оценки внешней среды и ее детального анализа.
Для чего необходим контроль
Контролировать работу сотрудников необходимо для того, чтобы вовремя разрешать проблемы, возникающие в ходе выполнения задач. Контролировать работу можно по-разному, и правильно выбранный вид контроля может являться нематериальным фактором мотивации сотрудников.
Чтобы выбрать оптимальный вид контроля, руководителю нужно учитывать два параметра: специфику задачи и специфику личности сотрудника, которому задача будет поручена. Чтобы охарактеризовать специфику задачи, нужно прежде всего ответить на вопрос, что более важно при ее выполнении-процесс или результат? В задачах результата значим конечный итог, он есть, и его можно измерить. В задачах процесса нужно, чтобы сам процесс шел определенным образом.
Пример
Командир ставит перед своим отрядом задачу: копать с утра и до заката с получасовым перерывом на обед и 5-минутным отдыхом каждый час. Если цель задачи — построить к вечеру оборонительное укрепление, чтобы ночью сдержать нападение противника, — то это задача результата. Если цель — посмотреть, как копают, с какой скоростью и соответствует ли качество работы нормативам, — то это задача процесса.
Также специфику задачи характеризуют простота, новизна, важность, срочность. К специфике личности сотрудника относится компетентность в выполнении поставленной задачи, мотивация, ответственность, самостоятельность и инициативность, ориентированность на процесс или результат. Посмотрим, как в зависимости от специфики задачи и личности сотрудника выбирать наиболее эффективный вид контроля.
Простые правила мотивирующей критики
В заключение остановимся на еще одном важном моменте. Выбирая вид контроля, помните, что принципиальное значение для мотивации сотрудника имеет то, как при контроле осуществляется обратная связь. Особенно если руководителю требуется указать на недостатки в работе. Вот несколько простых правил, которые помогут сделать обратную связь мотивирующей:
- человек лучше воспринимает общение, начатое с позитива. Прежде чем критиковать, скажите человеку что-нибудь хорошее, признайте его результаты, только конкретно и искренне;
- если возникают проблемы, помните, что главный вопрос — «что делать, чтобы исправить ситуацию или предотвратить ее повторение в будущем?», вопрос «кто виноват?» — вторичен;
- критике подвергайте только действия сотрудника, оценочные суждения о личности неприемлемы;
- говорите только о конкретной ситуации, обобщения типа «всегда» и «никогда» обычно не воспринимаются всерьез и вызывают чувство протеста;
- дайте собеседнику возможность высказаться, вынести свои предложения, потому что это способствует проявлению ответственности и инициативы.
Этапы и разновидности контроля работы сотрудников
Условно контроль качества работы персонала делят на 3 этапа:
- Предварительный. Сопряжен с постановкой задачи. На этом этапе формируют техническое задание, производят расчет оптимального количества ресурсов, в том числе человеческих. Оценивают возможности компании и готовность к реализации проекта, проверяют, насколько хорошо персонал осознает предъявляемые требования.
- Текущий. Связан с координацией действий работников в процессе выполнения задач. Проверяющий следит за соблюдением сроков и достижением нужных показателей. Если что-то идет не по плану, быстро вносят корректировки.
- Итоговый. Представляет собой оценку результатов. На этом этапе проверяют, удалось ли достичь заявленных показателей. При обнаружении проблем их анализируют, ищут пути устранения.
Сотрудников, которые демонстрируют лучшие показатели, после итогового этапа поощряют. Если работник допускает ошибки, ему делают замечание. При систематических нарушениях и отсутствии положительной динамики человека увольняют.
В зависимости от степени охвата выделяют общий и выборочный контроль. По срокам проведения мониторинг может быть систематическим, периодическим или разовым, по форме осуществления ― техническим, административным и финансовым.
Выводы делают по итоговым или промежуточным результатам, срокам или произвольно выбранным точкам. Разные методы комбинируют, чтобы получить наиболее подходящий вариант, исходя из специфики бизнеса.
Инструменты, методы и стратегии контроля персонала
Методы контроля подчиненных включают в себя планерки, введение KPI, контроль доступа, GPS-трекинг. Выбор наиболее эффективной стратегии зависит от масштабов и специфики бизнеса.
В маленьких компаниях иногда работает даже простая устная коммуникация. В крупных фирмах внедряют автоматизированные системы, однако такой подход требует больших затрат, в том числе на разработку, покупку, настройку и пояснительные беседы с сотрудниками.
1. Собрания.
Небольшие собрания позволяют руководителям отследить прогресс, а подчиненным поделиться достижениями. Это мотивирует и придает чувство общности.
В процессе сотрудники, если у них есть вопросы, могут задать их или попросить помочь им. Устраивать короткие собрания рекомендуется даже в том случае, если всем всё понятно.
2. «Тайный покупатель».
Внедрение «тайного покупателя» позволяет в целом оценить работу компании. К преимуществам метода относят взгляд со стороны: вы получаете объективный комментарий со стороны потребителя. В процессе удается выявить проблемы, с которыми могут столкнуться клиенты.
Недостаток такого способа ― в большинстве случаев нельзя точно установить, какой сотрудник ответственен за задержки и ошибки.
3. Введение KPI.
KPI ― это ключевой показатель эффективности. Он может быть связан, например, с количеством продаж. Благодаря KPI все сотрудники могут увидеть, насколько успешно они справляются с задачами.
Целесообразно закрепить за показателем систему поощрений, чтобы мотивировать подчиненных. Однако важно правильно установить минимальную планку. Она должна быть достижимой, но одновременно призывать добиваться больших результатов.
4. Автоматизированные системы контроля.
К готовым автоматизированным системам контроля относят «Битрикс24», «Мегаплан» и AmoCRM. Через программы отслеживают рабочее время и активность сотрудников, создают и корректируют планы, распределяют премии.
Автоматизированные системы в том числе подходят для мониторинга удаленных сотрудников.
5. Контроль доступа.
Системы контроля и управления доступом подразумевают ограничение передвижения подчиненных по территории предприятия. СКУД чаще всего применяют как вспомогательный метод мониторинга, так как основная его задача ― предотвращение передачи секретной информации.
В оценивании эффективности персонала метод участвует лишь косвенно. Он способствует учету рабочего времени.
6. Отчетность.
Отчеты составляют вручную или через автоматизированные системы. В первом случае сотрудник лучше осознает ответственность за результаты своей деятельности, но тратит много времени на бумажную работу и может немного завышать свои показатели ради премии.
7. Видеонаблюдение.
Использование видеонаблюдения позволяет зафиксировать нарушения и наказать персонал за них. Это позитивно сказывается на дисциплине. Однако камеры не способны предотвратить нежелательные действия. Если подчиненный продолжит нарушать правила, вам придется расстаться с ним.
8. Прослушивание телефонных разговоров.
Прослушивание разговоров наиболее актуально для тех компаний и должностей, которые ориентированы на связь с потребителями. Например, для операторов и консультантов.
Благодаря прослушиванию выявляют нецелевое использование телефона и трату рабочего времени, а также нарушение правил при общении с клиентами.
9. GPS-трекинг.
GPS-трекеры передают сотрудникам или устанавливают на транспортные средства в тех случаях, когда лично проконтролировать персонал невозможно. Это касается командировок и курьеров.
Через маячок можно узнать, где, когда и на какое время останавливался человек, не совершал ли он какие-либо поездки в личных целях, смог ли вовремя добраться до клиента.
10. Агитация.
Агитацию используют преимущественно японские и европейские компании, но метод постепенно внедряют и в странах СНГ. Способ подразумевает наглядное стимулирование производительности, чаще всего через мотивационные доски.
На них руководитель отмечает провалы и достижения персонала. В небольших частных компаниях агитация может быть воспринята негативно, поэтому ее лучше преобразовать, убрав акцентирование внимания на ошибках, или полностью от нее отказаться.
Понятие, цели и результаты грамотного контроля
Практика предпринимательства определяет контроль как совокупность действий руководителя, обеспечивающих достижение запланированных целей и получение результатов. Выделяют несколько видов контроля:
|
Предварительный |
Текущий |
Итоговый |
|
Актуален перед постановкой задач. Выражается в определении дедлайна, обрисовке желаемых результатов от работы. |
Актуален в проектной работе. Показывает, как сотрудник выполняет задание, показывает ошибки, позволяет своевременно корректировать неправильно поставленные задачи, дедлайны. |
Актуален на любом производстве. Показывает различия между задачей и результатом, позволяет премировать либо штрафовать сотрудников. |
Оценка деятельности сотрудников по методологии DICS
С ростом популярности нейролингвистического программирования, увеличивается число предпринимателей, которые используют методологию DICS для контроля персонала. Методология изначально использовалась кадровыми агентствами для грамотного подбора персонала, но со временем стала применяться для обучения, мотивации и контроля работников. В чем ее суть? С помощью разработанных тестов все сотрудники компании делятся на 4 группы или стиля:
- агрессивные, рискованные индивиды, которые легко достигают результата в работе, любят соревнования, быстро решают сложные задачи, индивидуалисты;
- коммуникативные, энергичные и оптимистичные работники, стремящиеся к популярности и общению с коллегами, идеальны для коллективной работы;
- скромные и медлительные сотрудники. Проявляют терпимость в общении, склонны к взаимопомощи, хорошо умеют слушать, надежны. Однако теряются в экстренных ситуациях, боятся перемен;
- аналитики, которые зациклены на деталях. Осторожны, последовательны в действиях, умеют работать качественно, отлично подходят для работы в группе/команде.
CRM-системы как альтернатива методам тотальной слежки
Автоматизированные системы для учета рабочего времени – качественный инструмент контроля за работой наемного персонала, который находит поддержку не только в глазах владельцев бизнеса, но и самих сотрудников. Мы специально прошлись по форумам работодателей и решили посмотреть, что советуют друг другу руководители для мониторинга работников:
- опросы потребителей о качестве обслуживания;
- штрафование сотрудников, которые не вовремя исполняют служебные обязанности;
- прослушку телефонных переговоров менеджеров с клиентами;
- регулярные ревизии и планерки.
Все эти инструменты становятся доступными, если вы используете систему для учета рабочего времени работников и его планирования. А планерки, ревизии, поездки в офис вообще теряют свою актуальность – координация действий персонала проходит удаленно. Какие программы наиболее популярны для регулирования рабочего времени, опозданий и распределения ответственности:
- AmoCRM. Программа позволяет планировать текущие и будущие задачи менеджеров, отслеживать их исполнение и результаты на рабочем столе руководителя.