Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить ввод оборудования в эксплуатацию: 3 основных этапа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Акт не имеет утвержденной на законодательном уровне формы. На предприятиях его оформляют в свободной форме или по утвержденному в учетной политике компании шаблону. Как вариант, при разработке бланка акта ввода в эксплуатацию основных средств для своей организации за основу можно взять унифицированную форму № ОС-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Документ можно дополнить необходимыми данными или удалить из таблиц ненужные столбцы.
В акте должны быть приведены сведения о предприятии, на котором вводится в эксплуатацию объект. Также нужно привести подробную информацию о самом оборудовании. Объем вносимых сведений напрямую зависит от сложности техники. Ключевым пунктом станет вывод о техническом состоянии объекта. Если комиссия обнаружит брак или недочеты в его работе, необходимо составить специальный дефектный акт. Оборудование невозможно ввести в эксплуатацию пока все его изъяны не будут полностью устранены.
Когда оборудование готово к эксплуатации, комиссия, назначенная приказом директора, дает заключение в письменной форме. По итогам составляется и подписывается акт о вводе в использование основного средства. Иногда эта форма содержится в комплекте документов от поставщика, который передается после осуществления шеф-монтажа.
Если поставщик не предоставил документ, то сделайте его самостоятельно и попросите представителя компании его подписать.
Если шеф-монтаж осуществляется сотрудниками компании без участия представителя поставщика, то документ составляется назначенными членами комиссии организации.
Вот что писать в акте ввода в перечне работ по вводу в эксплуатацию оборудования:
- какие работы проведены — установка, монтаж, пуско-наладочные работы;
- проводятся ли иные испытания;
- выявляются ли в процессе ввода недостатки, устранены ли они и т. д.
Необходимые процедуры до составления акта
Перед тем, как составлять акт ввода, следует провести все необходимые проверки и тесты оборудования. Для таких целей созывается экспертная комиссия, в которую входят сотрудники организации и, при необходимости, третья сторона в лице эксперта по оборудованию. Эксперт может обладать специальными знаниями и иметь на руках необходимые для проведения испытаний приборы. Поступившее оборудование проверяют на наличие различного рода неисправности и других возможных неполадок. Если оборудование поступило с браком, поставщик обязан его заменить.
Акт ввода оборудования в эксплуатацию – это один из документов учёта основных средств предприятия. Такие документы, в соответствии с законом, подлежат обязательному составлению организациями.
На какие средства необходимо составлять акт при их вводе в эксплуатацию
Под оборудованием не всегда понимаются различного рода инструмента или машины, но и другие средства компаний. Законом к таковым отнесены:
- все разновидности транспортных средств, инструментов и техники;
- машинное оборудование, устройства, приборы и строения;
- земельные участки, культуры растений и скот – для предприятий, основной деятельностью которых, является сельское хозяйство.
Для ввода в эксплуатацию оборудования, такой объект должен отвечать ключевым целям деятельности организации. Срок службы оборудования должен быть более года.
Основные средства используются для следующих задач:
- выполнение работ и оказание услуг;
- основная производственная деятельность предприятия.
Как правильно оформить ввод оборудования в эксплуатацию: 3 основных этапа
Внимание
Главный бухгалтер;
- Начальник отдела, в котором это оборудование будут эксплуатировать;
- Кладовщик, если оборудование предстоит долгому хранению;
- Любое лицо, в чьи руки передается объект.
Далеко не на каждом предприятии оформляется акт ввода оборудование в эксплуатации. Некоторые, ограничиваются актом передачи. На котором просто ставят дату начала работы оборудования. Но, если документ все же принят в организации или предприятии, акт должен быть составлен с комиссией, которая:
- Проверит объект на целостность и исправность;
- Оценит состояние объекта;
- Сравнит заявленные и настоящие характеристики;
- Протестирует данный объект;
- Установит условия безопасности, при котором должно работать оборудование.
Акт будет правильным и примется в организации только в случае оного соответствия с унифицированным образцом.
Особенности акта ввода в эксплуатацию
Если оно в хорошем состоянии, то это следует отметить, если же в нем имеются какие-то дефекты и неисправности, то это следует также обозначить. При наличии замечаний, их нужно вписать в акт со всеми подробностями. Далее следует внести пункт о проведенных пуско-наладочных работах, а также о том, что оборудование соответствует всем требованиям безопасности (пожарной, технической, экологической, промышленной).
В заключение в этой части отдельным пунктом нужно резюмировать то, что оборудование выдержало испытание и готово к эксплуатации.Предпоследняя часть документа содержит выводы по всей вышеозначенной процедуре. Если претензий к оборудованию нет, то здесь нужно вписать, что оборудование вводится в эксплуатацию с такого-то числа по такому-то адресу (указывается адрес предприятий, на котором оно будет использоваться).
Инфо
Для этого главе комиссии он обязан представить заключение государственного органа, представителем которого он является, в котором будут изложены замечания. Они должны входить в компетенцию этого органа. В таком случае комиссия устанавливает определенный срок на устранение замечаний. Если замечания не будут сняты по истечению этого срока, объект будет признан не подготовленным к эксплуатации.В случае отказа комиссии выдавать акт приемки здания в эксплуатацию, она должна в установленный срок представить заказчику аргументированное заключение.
Если заказчик не согласен с результатами работы комиссии, он имеет право оспорить это в суде. Комиссия может быть назначена повторно, если замечания по заключению будут устранены заказчиком строительства.
Акт ввода объекта в эксплуатацию
Дата утверждения данного акта будет считаться датой официального ввода объекта в эксплуатацию. Акт ввода в эксплуатацию (здания) Сам акт представляет собой документ, оформленный на соответствующем государственном бланке. В правой верхней части бумаги есть поле «Утверждаю», в котором и должен расписаться глава правления архитектуры.В теле документа вписывается дата проведения проверки, состав комиссии, наименование объекта.
В нижней части имеются графы для подписей членов комиссии. Состав приемочной комиссии, распределение обязанностей между ее участниками определяются главой комиссии. Ставя свои подписи под актом приемки, члены комиссии несут персональную ответственность за свои решения в соответствии с распределением обязанностей и компетенцией.Если кто-то из участников работы комиссии откажется подписывать акт, он должен аргументировать свой отказ.
Очень часто в качестве предмета гражданско – правовых сделок выступает различное специализированное оборудование, находящееся в организации. Оно может быть оформлено в аренду, либо подарено или куплено.
При этом, неотъемлемой частью договора считается заключение документа, на основании которого устройство может быть использовано, а руководитель организации не получал претензии.
В законодательстве не содержатся какие – либо нормы, которые предназначены для регулирования процесса составления акта, но в Гражданском кодексе все же содержатся некоторые правила, которые нужно учитывать при принятии товаров или услуг.
Отсутствие конкретных требований не подразумевает то, что оформлять документы не нужно. Любое оборудование, которое вводится в эксплуатацию, должно иметь соответствующий акт, заключенных после пройденных испытаний.
Стороны сделки имеют право использовать любой формат документа, с учетом специфики и особенностей работы передаваемого оборудования.
Несмотря на то, что какая – либо единая форма не была предусмотрена, при составлении документа обязательно нужно указать следующие данные:
- год выпуска оборудования, марка инструмента и общее наименование;
- дата, когда в последний раз была осуществлена проверка;
- общее описание условий, которые должны соблюдаться при использовании оборудования;
- место, где была проведена последняя проверка и место, где находилось само оборудование (при условии, что оно было перемещено);
- другая важная информация, перечень особых условий.
При составлении акта в обязательном порядке осуществляется проверка:
- Работа оборудования, основные правила запуска механизмов.
- Исправность систем.
- Условия размещений устройств в конкретном месте.
- Соответствие оборудования и условий работы всем установленным законом нормативам, в том числе, требованиям безопасности.
Если комиссия, во время проведения проверки, обнаружит какие – либо неисправности, серьезные несоответствия установленным нормативам и требованиям, то в составленном акте будет сделана соответствующая запись.
В лист акта ввода в эксплуатацию оборудования заносятся подробные сведения о поступившем на предприятие оснащении. Используют обозначенную форму юр.лица и индивидуальные предприниматели. Простым гражданам такой договор не нужен.
Только после оформления и подписания юридической бумаги предприятие имеет право использовать технический инвентарь по назначению. После заполнения бланк передается главному бухгалтеру организации.
Для проведения проверки техники перед ее использованием директор издает указ о созыве экспертной комиссии не менее чем из двух человек. К основным задачам членов экспертной комиссии относятся:
- непосредственная проверка оснащения на соответствие общим нормам безопасности;
- проверка на соответствие нормам и регламентам, принятым внутри компании;
- проведение испытаний (если того требует специфика оборудования);
- исключение риска проявления дефектов и неисправностей.
Инструкция по оформлению документа
Как уже отмечалось выше, акт можно составить в произвольной форме. Однако он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:
- Реквизиты акта – наименование, номер и заголовок, а также место и дата формирования.
- Перечень работников (с указанием ФИО и должностей), входящих в комиссию, сформированную для осмотра спецоборудования, его приема и введения в пользование.
- Так как состав комиссии определяет управляющий компании, в акте должна быть ссылка на приказ о назначении комиссии (его дата и номер).
- Сведения о спецоборудовании – его название, наименование компании-изготовителя, основное назначение, место монтажа и сбора.
- Итоги проведенных испытаний перед введением в пользование – порядок их выполнения, применяемые методы, полученные результаты (если есть замечания по работе оборудования, это обязательно включается в документ).
- Заключение комиссии, в соответствие с которым спецоборудование является пригодным для эксплуатации, соответствует всем нормативным требованиям и безопасно для использования. Если в ходе проверки были выявлены неисправности и дефекты, спецоборудования можно ввести в пользование только после их устранения.
- Список технических документов, которые имеют отношение к исследуемому спецоборудованию – бумаги о проведении проверок и наладочных работ, тех. паспорт и иные технические документы.
- Личные подписи всех участников комиссии.
- Утверждение документа управляющим компании.
Полностью сформированный акт передают в бухгалтерский отдел, который на его основании осуществляет принятие оборудования к учету, делает необходимые проводки и оформляет документацию.
В каких случаях для медтехники необходим ввод в эксплуатацию?
Главная цель ввода в эксплуатацию медтехники – обеспечение надлежащих условий функционирования оборудования. При его грамотном проведении обеспечивается корректная работа приборов и точность исследований, что имеет большое значение в медицинской отрасли. Операторы техники получают четкие практические рекомендации по эксплуатации функциональных медицинских систем, благодаря чему можно минимизировать вероятность выхода оборудования из строя.
Ввод в эксплуатацию требуется в следующих случаях:
- покупка и монтаж нового медицинского прибора;
- капитальный ремонт медтехники;
- хранение оборудования в кабинете или на складе без продолжительного использования.
Во многих случаях монтаж медицинской техники происходит одновременно с демонтажом старых приборов. Их отправляют на списание/утилизацию или перевозят в другую клинику, на складскую консервацию. Правильный демонтаж не менее важен, чем установка нового оборудования, поскольку ускоряет наладочные процессы и позволяет сохранить старую медтехнику в исправном состоянии.
Как оформить акт ввода в эксплуатацию основных средств в 2021 году
Как правило, процедурой ввода в эксплуатацию занимается специальная комиссия, которая создается принимающей стороной. Для ее назначения директор издает соответствующий приказ. В составе этой группы должны присутствовать квалифицированные специалисты, которые знакомы с новым объектом. Комиссия должна состоять минимум из трех сотрудников. Именно они будут оценивать исправность, производительность, техническое состояние и другие характеристики полученного имущества.
Всю информацию можно вносить, как на компьютере, так и от руки. Для этого необходимо использовать шариковую ручку, и ни в коем случае не карандаш. Если выбран компьютерный вариант составления документа, здесь все равно должны быть “живые” подписи ответственных лиц. Что касается печатей, их наличие определяется нормативными актами организации, так как компаниям разрешено не использовать штемпельные изделия при ведении своей деятельности.
Порядок ввода в эксплуатацию медицинского оборудования
Перед вводом в эксплуатацию любого вида медицинской техники необходимо провести его установку в соответствии с нормами, регламентированными эксплуатационной документацией. Ввод медицинского оборудования в эксплуатацию подразумевает создание всех необходимых условий для безопасной работы оборудования и персонала клиники.
Перед непосредственной установкой медицинского оборудования владелец клиники обязан назначить ответственное лицо или группу лиц, отвечающих за создания всех условий, необходимых для установки монтажа медицинской техники, а также за ввод оборудования в эксплуатацию и техническое обслуживание, установленное инструкцией.
Владелец медицинской клиники также обязан обеспечить подготовку персонала для работы с новым оборудованием. Если персонал уже аттестован для работы с техникой аналогичной модели, то проводить повторную подготовку не обязательно.
В случае если устанавливаемая техника представляет технически сложный агрегат, необходимо подготовить все условия его стабильной и безопасной работы, обеспечить проект его размещения и размещения необходимых для поддержания работы узлов.
После подготовки проекта необходимо реализовать план размещения, обеспечив достаточный для бесперебойной работы уровень:
1. Электропитания
2. Заземление
3. Вентиляцию и контроль за климатом помещения
4. Водоотвод, подвод воды и рабочих газов.
Следует также провести аттестацию отдельных узлов на соответствие техническим и санитарным требованиям если есть такая необходимость.
Когда помещение будет готово к установке медицинской техники требуется обеспечить проведение непосредственного монтажа оборудования, а также обеспечить выполнения пуско-наладочных работ.
После выполнения всех требуемых условий для работы монтируемого оборудования и предмонтажной подготовки, а также подготовки утвержденного проекта обустройства помещения, необходимо всесторонне ознакомить специалиста по монтажу с разработанным планом и обеспечить заключение о готовности к монтажу помещений.
Установка оборудования проводится после обеспечения безопасной работы по монтажу и вводу в эксплуатацию медицинской техники.
Владелец клиники обязан провести контроль качества устанавливаемой техники, проверить физическое состояние всего агрегата и отдельных его узлов в присутствии специалиста по монтажу, а также проверить комплектность техники.
После принятия оборудования, его установки и выполнения пуско-наладочных работ, необходимо документально зафиксировать выполнение этих действий.
Когда оборудование будет готово к эксплуатации необходимо обеспечить сохранность всех сопроводительных документов и инструкций, а также прилагающихся инструментов, расходников и запасных частей.
Если оборудование представляет потенциально опасный агрегат, необходимо провести его аттестацию и получить разрешение применение этой техники.
После того как организационные условий будут выполнены установленное оборудование вводится в эксплуатацию приказом владельца клиники.
Ремонт основных средств
1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).
2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ — по договору (заказу) и фактическая).
Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.